Comunicado – Entrega de Informe Contable Cuarto Trimestre 2018 y otros

Fecha: Tunja, 8 de Enero de 2019.

Para: RECTORES Y FUNCIONARIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO.

Asunto: Entrega de Informe Contable Cuarto Trimestre 2018 y otros.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá –  Secretaría de Educación se permiten dar a conocer los plazos y lineamientos generales para la presentación de la información contable correspondiente al cuarto trimestre de 2018 (Octubre a Diciembre) de la siguiente manera (Es importante que la presente circular sea leída de manera completa para comprender lo solicitado y no existan confusiones ni sea presentada información errónea que no sea tenida en cuenta):

  1. Relaciones de ingresos y gastos deberán presentarse en el formato entregado en comunicado publicado el 9 de marzo de 2018, con la información acumulada de enero a diciembre de la misma vigencia, se recuerda que a partir de la finalización de año escolar e inicio de periodo de vacaciones del ordenador del gasto no es posible girar más recursos, es necesario que se cuente con la información correcta y completa según los formatos.

La información solicitada en cada formato se debe diligenciar en su totalidad conforme las celdas destinadas para tal fin y la explicación realizada en el video tutorial. La omisión de información será una causal de devolución; si no se subsanan dichas inconsistencias se remitirá la información entregada a la Contraloría General de Boyacá como parte de la cuenta 2018 para su auditoría. Estos formatos deberán nombrarse así:

  • Relación de ingresos: 2018_04_municipio_código Dane_Nombre de la Institución_08
  • Relación de gastos: 2018_04_municipio_código Dane_Nombre de la Institución_09
  1. El reporte de información contable mediante la plantilla de Balance de prueba se realizará conforme los libros de Excel® publicados junto a la presente circular, los cuales incluyen los saldos anteriores. La institución deberá descargar la plantilla correspondiente, y solo se podrán digitar los movimientos correspondientes al periodo octubre a diciembre de 2018, los saldos anteriores y los finales se calcularán de manera automática. El nombre de este archivo deberá ser:
  • 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_01
  1. Ejecuciones Presupuestales: Se enviarán las del cuarto trimestre de la misma manera que con los del informe contable en las cuales encontrarán los saldos del tercer trimestre y solo deberán digitar los movimientos del cuarto trimestre. El nombre del archivo deberá ser:
  • 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_02
  1. Conciliación bancaria: se usará el formato enviado para el informe del segundo trimestre 2018, publicado en la página web de la Secretaría de Educación mediante circular 030 del 29 de junio de 2018. La plantilla suministrada para la presentación de saldos contables y de extractos de las cuentas bancarias se debe diligenciar teniendo en cuenta:
  • La información a registrar en la plantilla debe corresponder a la totalidad de las cuentas bancarias con saldo a 31 de diciembre de 2018, sin importar el número de cuentas bancarias que se tenga. Todas deben ser conciliadas en un mismo formato, discriminando en filas separadas cada una de las cuentas con el lleno de los datos requeridos para cada cuenta (CÓDIGO CONTABLE DE CUENTA, DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA BANCARIA, TIPO DE CUENTA, ENTIDAD FINANCIERA, FUENTE DE RECURSOS).
  • La suma diligenciada en la columna “SALDO CONTABLE” de la hoja “Conciliación B.” debe coincidir con la información reportada en el balance de prueba de las cuentas contables 1110. Tenga en cuenta que esta fue una de las modificaciones realizadas a la plantilla utilizada en el primer trimestre 2018.
  • Las partidas conciliatorias “CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS, CONSIGNACIONES SIN IDENTIFICAR, CONSIGNACIONES EN TRÁNSITO, NOTAS DÉBITO Y NOTAS CRÉDITO”, se deben diligenciar solo cuando por alguna situación no se registren contablemente.
  • El valor resultante en la columna “SALDO EXTRACTO” de la hoja “Conciliación B.” debe ser igual al reflejado como saldo final en el mes de diciembre en los extractos enviados.

La conciliación se diligencia únicamente para el último mes, es decir diciembre 2018. El nombre del archivo debe ser:

  • 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_04
  1. Notas a los Estados Financieros. Para este caso se anexa a la circular una plantilla para su diligenciamiento con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación, en este podrán encontrar las notas de carácter general, las específicas y las situaciones particulares, para cada caso son tablas que contienen el nombre de la nota, seguido de la descripción y al lado una ayuda sobre lo que debe incluir la descripción que deben hacer, en el mismo libro encontraran algunos anexos en particular con el fin de complementar de manera obligatoria las notas (Anexo 13 – Deudores, Anexo 24 – CxP, Anexo 29 – Otros Pasivos y Anexo Cuentas de orden), Los saldos relacionados en cada anexo deben ser consistente con los saldos reportados en el balance de prueba, siendo así que, los

saldos del “Anexo 13 – Deudores” deben ser iguales al saldo contable del grupo 13 del balance de prueba, los saldos del “Anexo 24 – CxP” deben ser iguales al saldo contable del grupo 24 del balance de prueba, los saldos del “Anexo 29 – Otros Pasivos” deben ser iguales al saldo contable del grupo 29 del balance de prueba y los saldos del “Anexo Cuentas de Orden” deben ser igual al saldo contable de la clase 8 y 9 del balance de prueba. Los anexos deben ser diligenciados al igual que cada uno de los ítems contenidos a menos que alguno de estos no aplique para la Institución educativa, para lo cual deberán marcar dentro del cuadro de descripción las letras N/A.

  1. Información complementaria. Los demás formatos y documentación serán presentados conforme a lo establecido en circulares anteriores y en las mismas fechas que el informe contable, así:
  • Extractos Bancarios: se presentarán los tres meses en un solo PDF por cada cuenta bancaria que se tenga con la siguiente estructura de nombre: 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_05_número de la cuenta bancaria.
  • Acuerdos de presupuesto modificatorios del cuarto trimestre y los que no hayan sido enviados en los informes anteriores: los que se hayan llevado a cabo durante el trimestre con el nombre: 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_06_Número del acuerdo, los que correspondan a trimestres anteriores llevan la misma estructura, pero se reemplaza el número del trimestre por el correspondiente a la fecha de expedición del acuerdo.
  • Formato SIFSE. El formato debe ser entregado en Excel® en el formato del Ministerio para el cuarto trimestre de 2018 con el nombre 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_10
  • Declaraciones de retención en la fuente y recibos de pago en un solo PDF de toda la vigencia, con el nombre: 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_03
  • Declaración y pago de estampillas en un solo PDF, con el nombre: 2018_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_13

Es importante recordar que el corte para el cuarto trimestre es obligatoriamente a 31 de diciembre para que se pueda incluir todo lo de la vigencia sin que esto implique que se pueden llevar a cabo ejecución en el periodo de vacaciones del ordenador del gasto.

Para el caso de las siguientes Instituciones Educativas encontraran los saldos de segundo trimestre por tanto deberán registrar la información de forma acumulada de tercer y cuarto trimestre en este último, así:

  • Chiquinquira – I.E. Normal Superior Sor Josefa del Castillo y Guevara: No se incluyó el informe de tercer trimestre por inconsistencias en presentación de la información contable que le fue informado a través de la respuesta del Sistema de Atención al Ciudadano
  • Tipacoque – I.E. Lucas Caballero Calderón: no se encontró radicado alguno para las fechas establecidas de entrega de la información correspondiente

NOTA: es necesario que se radique la totalidad de la información solicitada y con las características indicadas, de lo contrario no habrá oportunidad para radicación adicional de información, por tanto, la rendición de la cuenta a la Contraloría General de Boyacá quedará incompleta, lo que acarreará observaciones y sanciones por parte de dicho ente de control. No se tendrán en cuenta las radicaciones con propósito de corrección de la información presentada inicialmente.

Anexo a la presente encontrarán los listados de fecha de radicación de la información para cada Institución, es necesario que se cumplan dichas fechas, para evitar posibles sanciones.

Descargar comunicado flecha-que-representa-una-descarga_318-481-e1463164013751

Anexos:

Plantillas Balance Cuarto Trimestre 2018.

https://drive.google.com/open?id=1R5DkE99FaU5uG96DkiqknN6-JZDv4bGs

Plantillas Ejecución Cuarto Trimestre 2018

https://drive.google.com/open?id=1lowMU4fI7pDXhCStN6Z2IvMveGUa9YnC

Plantilla Notas a los Estados Financieros 2018

https://drive.google.com/open?id=1bNgxDbI1VQHFMe5vW_4ucKBTmK6RE76A

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