Inf. No 12 – Dir. Adtiva / Entrega de Informe Contable Primer Trimestre 2016

para:  Rectores y Funcionarios de apoyo administrativo.

Circular// Anexo 1 //Anexo2 //Anexo3 //Anexo4  //Anexo5 //Anexo6 

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá –  Secretaría de Educación y conforme a los procesos adelantados para la adquisición de nuevas herramientas que permitan facilitar la labor desarrollada por Rectores y Auxiliares Administrativos de las Instituciones Educativas de los municipios no certificados del Departamento y a requerimientos realizados por los entes de control, la administración ha determinado lo siguiente:

1. El informe contable correspondiente a este periodo se presentará en el formato tradicional utilizado para dicho fin, con corte al 20 de marzo a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la Secretaría de Educación de Boyacá, al cual deberán adjuntar:

• Ejecuciones Presupuestales del trimestre
• Conciliaciones bancarias de enero, febrero y marzo
• Extractos bancarios de los tres meses
• Acuerdos de presupuesto realizados durante el trimestre
• Operaciones reciprocas
• Formato de relación de ingresos y gastos

El informe debe venir a nivel de auxiliar por lo menos en el movimiento del trimestre, se hace necesario que también se radique en formato Excel sin bloqueos, ni claves el formato del informe contable, las ejecuciones presupuestales y los formatos de ingresos y gastos.

2. Adicionalmente a lo descrito en el punto anterior deberán procesar la información a través de la plataforma adquirida para tal fin por la Gobernación de Boyacá, esto para poder llevar a cabo prueba del funcionamiento y poder comparar la calidad de la información y realizar los ajustes del aplicativo a que haya lugar, en caso de que se presente algún inconveniente con el manejo o funcionamiento de la plataforma podrán comunicarse por el momento con el contratista por cualquiera de los medios establecidos por ellos, página web www.mesaayuda.com, correo electrónico: soporte@mesaayuda.com, teléfono (098) 7452923.

3. El formato que había establecido el Ministerio de Educación Nacional fue removido por dicha entidad y ya no es necesario presentarlo.

4. Conforme a lo anterior la información deberá ser radicada a partir del 20 hasta el 30 de marzo, lo podrán hacer de manera virtual o presencial lo cual no dará derecho a cobro de viáticos, quienes opten por la radicación a través de la web se les recomienda verificar que una vez que carguen los archivos verifiquen que los mismos tengan un valor en números frente al nombre que se les asignó, si este es de cero (0) quiere decir que no cargó y por tanto no lo podremos visualizar, esto puede ocurrir por que el archivo es muy grande, o porque fue escaneado en formato de alta resolución lo que lo hace muy pesado, o por que se guardó antes de que se terminara de cargar, para evitar inconvenientes y demoras en el procesamiento de la información les solicitamos verificar estos aspectos.

Es importante que se cumpla con las fechas establecidas para radicación debido a que se debe llevar a cabo un proceso de revisión, corrección y digitación para llevar a cabo la consolidación y validación a través del CHIP de la Contaduría General y entregar el informe en las fechas establecidas.

Adicionalmente la Gobernación de Boyacá ha dispuesto un grupo de profesionales Contadores con el fin de brindar acompañamiento y seguimiento a los procesos del área financiera de las Instituciones Educativas, a los cuales les fueron asignadas las instituciones en seis (6) grupos los cuales pueden consultar en anexos a esta circular, el profesional les brindará información precisa de manera respetuosa a las inquietudes que se les puedan presentar en el desarrollo de sus actividades diarias en el área financiera, para esto los datos de contacto son los siguientes:

Para el tema relacionado con la propiedad planta y equipo pueden comunicarse con la profesional Rosa Evelia Chaparro Flechas al correo electrónico rchaparro@sedboyaca.gov.co y al celular 3125106788.

En caso de cualquier información adicional pueden comunicarse con la líder de la oficina de Gestión Financiera al correo rbernal@sedboyaca.gov.co celular: 3115810558 o con  la profesional Claudia Milena Rodríguez Barrera al correo crodrigue@sedboyaca.gov.co o al celular 3005188178.

Se hace necesario aclarar que sólo a través de los funcionarios mencionados y de los correos de cada uno se solicitará  y enviará información con respecto al área financiera de las  Instituciones Educativas, esto para garantizar que la información sea utilizada de manera correcta y llegue a los funcionarios autorizados, con el fin de asegurar que se le dé una adecuada y oportuna respuesta a los trámites que requieran es necesario que se hagan a través del Sistema de Atención al Ciudadano, de lo contrario no se podrá dar seguimiento al estado de su petición, de lo contrario no podemos garantizar que la información no sea requerida en varias oportunidades o incluso sean reportados a entes de control por ausencia de documentación.

Atentamente,

(Original con firmas)

MIGUEL ALBERTO VERGARA SANDOVAL
Director Administrativo

ROSS MERY BERNAL CAMARGO
Profesional Especializado

Gestión Financiera