CIRCULAR INFORMATIVA No 22
1.2.5.20– 1
Tunja, 20 de Junio de 2016
PARA: RECTORES, FUNCIONARIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO E INTEGRANTES DE CONSEJO DIRECTIVO
Asunto: Presentación de información contable y financiera del segundo trimestre de 2016 y otras directrices
Apreciados Amigos,
En el entendido de que las Instituciones Educativas oficiales de los Municipios no certificados del Departamento de Boyacá, son la parte fundamental de la prestación del servicio y que para el desarrollo de su P.E.I. se reciben e invierten recursos del Estado, resulta imperioso que la Secretaría de Educación de Boyacá, que hace parte de la Gobernación, acate sus directrices al igual que las de la Contaduría General de la Nación, con el objeto de que la información financiera sea oportuna, veraz y verificable; en consecuencia , de manera respetuosa nos permitimos hacer las siguientes precisiones para la presentación del informe contable correspondiente al trimestre abril a junio de 2016, así:
- El corte para el segundo trimestre será el 20 de junio de 2016 como tradicionalmente se viene haciendo para los cortes trimestrales a excepción del cuarto trimestre que debe hacerse a 31 de diciembre necesariamente.
- La radicación de informes se hará a partir del cinco (5) al siete (7) de julio del presente año en el formato tradicional para entrega junto con los siguientes documentos:
2.1 Extractos bancarios de cada una de las cuentas que tenga la Institución Educativa, de los meses abril, mayo y junio, con su respectiva conciliación, favor tener cuidado en la elaboración de las conciliaciones debido a que vienen presentando inconsistencias.
2.2 Acuerdos modificatorios de presupuesto que hayan sido aprobados por consejo directivo durante el segundo trimestre, así mismo es necesario que alleguen los faltantes del trimestre anterior que no hubiesen sido radicados en su oportunidad.
2.3 Relación de ingresos y gastos actualizados, es decir que debe venir de enero a junio (20 de junio) en el formato establecido por la Secretaría para tal fin, este anexo no es necesario imprimirlo, pero si debe venir en formato Excel sin bloqueos de ninguna especie, tal como se ha venido solicitando desde la vigencia 2015 y que a la fecha no ha sido posible obtener de algunas instituciones educativas.
2.4 Formato de operaciones reciprocas, para el diligenciamiento de este es necesario que se tenga en cuenta que dichas operaciones son transacciones, hechos u operaciones financieras, económicas y sociales que se realizan entre dos o más entidades públicas, se les hace precisión en esto debido a que se están presentando de manera errónea y no se reflejan todas
las transacciones que presentan estas características, tal como el pago de acueducto y alcantarillado que se cancela a las empresas de servicios públicos que pertenecen a los municipios.
2.5 Ejecuciones presupuestales tanto de ingresos como de gastos las cuales deben corresponder a los movimientos presupuestales realizados a la fecha de corte y conforme al presupuesto aprobado por consejo directivo, esto debido a que se ha encontrado que algunas instituciones aprueban un presupuesto y ejecutan sobre otro.
- Tal como se había establecido en la circular No 12 del 16 de marzo de 2016 el movimiento correspondiente al primer trimestre debía ser incluido en la plataforma ADFI, así mismo se debe hacer para lo correspondiente a los meses de abril, mayo y junio, a la fecha la plataforma se ha mantenido abierta con el fin de que dicho proceso sea llevado a cabo de manera tranquila y oportuna, así permanecerá hasta el 5 de julio de 2016, fecha en la cual se hará cierre de la plataforma se les recuerda que sólo deben incluir movimiento, posteriormente se hará una apertura para ajustes, fecha que será comunicada en su oportunidad, así mismo se activará la posibilidad de verificación de los reportes e impresión de los mismos, acceso que se ha mantenido reservado para la Secretaría de Educación con el fin de realizar pruebas y no generar malestar entre los usuarios, sin embargo se hace claridad que debido a que algunas instituciones no allegaron la información requerida en su oportunidad como es el movimiento a nivel de tercero del trimestre, la relación de ingresos y gastos desbloqueada, en formato Excel con la información requerida para alimentación de la plataforma por parte de la Secretaría, entre otros el cargue de saldos y demás se realizó con la poca información que tiene esta entidad al respecto y que por tanto es responsabilidad de las instituciones la calidad de la información y el proceso de ajustes que se deba llevar a cabo por este motivo o por cambio de saldos lo cual es frecuente que se haga por parte de los encargados de presentación de informes contables de las Instituciones Educativas del departamento.
- De acuerdo a los procesos adelantados por la Secretaría y requeridos por la Gobernación de Boyacá en cumplimiento de nuestras responsabilidades frente al contrato 2815 de 2015 el cual tiene como objeto la “ADQUISICION, IMPLANTACION, IMPLEMENTACION Y ACOMPAÑAMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO INTEGRADO, CENTRALIZADO EN LA SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL PARA USO Y ACCESO VIA WEB POR PARTE DE LAS 254 INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 120 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO, QUE FACILITE EL SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MANEJO Y EJECUCION DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS” y conforme a la autonomía y responsabilidad que le atañe a la Secretaría frente a la presentación de informes a entes de control y establecida en la ley 715 de 2001 y ley 115 de 1994, se llevó a cabo la homologación de los códigos presupuestales conforme a una unificación de códigos requerida para la puesta en marcha de la plataforma y en el entendido que este proceso es necesario para estandarizar criterios y códigos presupuestales y contables se respetó lo aprobado por los consejos directivos mediante los acuerdos de presupuesto iníciales, conforme a esto se hace necesario aclarar lo siguiente:
4.1 El proceso homologó códigos y nombres debido a que la estructura es la determinada en su gran mayoría por el Ministerio de Educación Nacional a través de la plataforma SIFSE la cual distribuye los gastos de acuerdo a la fuente de ingreso, lo cual permitirá un mejor seguimiento y control tanto por parte de los consejos directivos como del ordenador del gasto de los recursos,
seguimiento que se hacía a través del formato de fuentes y usos, esto quiere decir que ya no habrá necesidad de utilizar este último ya que quedara reflejado desde el presupuesto y el seguimiento se podrá hacer a través de las ejecuciones presupuestales, facilitando también la presentación de la información en la plataforma del Ministerio y garantizando que sea la misma que se presenta a todos los entes, lo cual es una debilidad que se ha evidenciado por el Ministerio y por la Secretaría, resultado del seguimiento cuando se solicitan los recursos de balance de la vigencia anterior.
4.2 El presupuesto aprobado por los consejos directivos NO fue cambiado o modificado ya que los rubros del presupuesto son los mismos con otros códigos y en algunas ocasiones otro nombre, durante el proceso se encontraron algunas inconsistencias que tuvieron que ser corregidas como:
4.2.1 El presupuesto no presenta equilibrio entre ingresos y gastos, en estos casos se verificó la causa y se llevó a cabo la suma de los recursos a que hubiese lugar o se tuvo que reducir el gasto en alguno de sus rubros, por regla general lo hicimos en los rubros de materiales y suministros.
4.2.2 Las sumatorias no corresponden a los valores registrados en los rubros, esto fue subsanado con el ingreso de los valores en el formato utilizando las formulas correctas.
4.2.3 Se evidenciaron rubros que por normatividad nacional se encuentran expresamente prohibidos para los fondos de servicios educativos, tales como capacitación docente, entre otros, dependiendo el caso fueron homologados al rubro que más se acercara al objeto que querían contratar con el original, para los que programaron rubros como imprevistos o gastos generales, los cuales van en contra del principio de planeación, se homologaron al rubro de materiales y suministros, rubro que es amplio y permite programar varios objetos dentro del mismo.
4.2.4 A través del seguimiento dado por los profesionales de la Secretaría de Educación de Boyacá se identificó que la mayoría de los presupuestos aprobados incluyen un rubro denominado “Asistencia Técnica, sistematización de resultados” que se venía registrando por gasto de inversión, el cual a través de indagación y lectura de las disposiciones generales de los presupuestos se determinó que el objeto para el cual se programa no corresponde a inversión, claramente el nombre establece que es una asistencia técnica y teniendo en cuenta que un gasto de inversión es aquel que incrementa la capacidad de producción, la productividad física, económica y social, estos deben ser susceptibles de incluirse en inventarios y que deben tener una duración superior al ejercicio presupuestal, por lo descrito anteriormente este rubro corresponde a funcionamiento y así se homologó, en servicios técnicos.
Lo anteriormente descrito se realizó para cada una de las instituciones que allegaron el presupuesto conforme a lo establecido en el numeral dos (2) del Artículo 19 del Decreto 4791 de 2008 emitido por el Ministerio de Educación Nacional y a la normatividad vigente para los Fondos de Servicios Educativos, proceso que fue comunicado a través de oficio al cual se le anexó la estructura del presupuesto homologado, en el que se aprecia frente a cada código nuevo el código que corresponde en los presupuestos iníciales para un mejor entendimiento, el oficio incluía algunas observaciones y procedimiento a seguir, adicionalmente y con el fin de ampliar la información respecto a la homologación se envió a través de correo electrónico institucional explicación mucho más amplia del proceso y la estructura en excel con las casillas
de los códigos bloqueadas para evitar cambios que luego demoraran el proceso, se les solicita hacer frente a cada rubro homologado las observaciones que crean necesarias y que contribuyan a que el proceso se culmine de manera exitosa, para lo cual se les dio unos tiempos que se han ido extendiendo conforme a las necesidades de las instituciones.
5 Una vez realizadas las observaciones correspondientes mencionadas en el punto anterior se pretende elevar a acuerdo de consejo directivo el cambio de códigos y/o nombres del acuerdo aprobado en la vigencia anterior, más no el presupuesto ya que no se cambiaron valores ni destinaciones, para dicho proceso se tendrá hasta el 8 de julio de la presente vigencia, por lo mismo los acuerdos independientemente de la fecha de aprobación comenzaran a regir a partir de la fecha máxima de radicación para cualquier efecto en adelante, es importante aclarar que el mismo no tiene efectos hacia los actos anteriores.
6 Para poder llevar a cabo los procesos hacia adelante es necesario que las ejecuciones y demás documentos sean realizados con los nuevos códigos pero tomando como saldos el valor del rubro anterior ya ejecutado.
7 Es necesario aclarar que el proceso de homologación es con el fin de que la plataforma ADFI sea trabajada de manera adecuada y les garantice tener la información requerida en una sola plataforma, así como facilitar los procesos que hacia adelante requeriremos conforme a los procesos que el gobierno nacional y departamental vienen adelantando y que pretenden implementar en nuestras Instituciones, la Secretaría de Educación allegará a la Contraloría Departamental de Boyacá las instrucciones impartidas a las Instituciones frente al proceso con el fin de que no se tengan problemas en la rendición de la cuenta anual que se hace ante la oficina operativa de control fiscal, para la plataforma de esa misma entidad implementada por la Auditoria General de la Nación – SIA Observa, tiene la opción de editar los códigos y nombres en el plan de gobierno y llevar a cabo los procedimientos que la plataforma les requiere, otra opción consiste en digitar el nuevo presupuesto y comenzar el proceso de ceros o por último hacer el proceso con los códigos nuevos para la vigencia 2017.
Como pueden evidenciar el proceso para la puesta en marcha de la plataforma adquirida por la Gobernación de Boyacá, la homologación del presupuesto y la rendición de cuentas a contraloría son procesos independientes que conllevan al mismo fin, que es el facilitar las tareas diarias que se adelantan en las instituciones y en la Secretaria de Educación, así como cumplir con los requerimientos hechos por los entes de control.
Atentamente,
MAURICIO FONSECA ALVAREZ
Director Administrativo
ROSS MERY BERNAL CAMARGO
Profesional Especializado
Líder Gestión Financiera
Claudia R