Secretaría de Educación invita a supervisores y rectores a tener en cuenta los principios de publicidad y trasparencia en la contratación estatal

25 octubre, 202325 octubre, 2023 Secretaría de Educación de Boyacá

De acuerdo con los lineamientos y conceptos de La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

Tunja, 25 de octubre de 2023.(UACP). La Secretaría de Educación invita a todos los supervisores de contratos y rectores de las instituciones educativas oficiales de los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá para que tengan en cuenta los principios de publicidad y trasparencia en la contratación estatal y los lineamientos y conceptos de La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (ANCP – CCE) sobre EXPEDIENTE CONTRACTUAL Y PUBLICACIÓN en el SECOP II.

Se sugiere a los responsables del proceso de contratación tener en cuenta todas las recomendaciones y conceptos emitidos por Colombia Compra Eficiente y los entes de control para que sean puestos en práctica en todos los procesos de contratación llevados a cabo por la Secretaría de Educación de Boyacá y sus dependencias.

Así lo indica la secretaria de Educación de Boyacá, Elided Ofelia Niño Paipa, en la Circular 061 del 20 de octubre de 2023, en la que se trata lo relacionado con expediente Contractual y Publicación SECOP II.

En la circular se explica, además, que los supervisores de contratos y rectores deben hacer una revisión minuciosa del estado de los procesos de contratación a su cargo, revisar tanto de los expedientes contractuales digitales publicados en SECOP, como los expedientes físicos y cumplir los tiempos de publicación de los documentos así “El término que tienen las instituciones educativas de publicar en el SECOP II es de tres (3) días posterior a su expedición. Lo anterior, sin perjuicio de que dichas entidades hagan uso transaccional de la plataforma, caso en el cual la publicación de los documentos deberá hacerse en tiempo real, de acuerdo con el cronograma definido para el proceso de selección”.[1]

Los informes de supervisión de los Contratos. deben publicarse en el SECOP I o II dentro de los 3 días hábiles siguientes a su emisión. Como soporte de ejecución de estos.

Se invita a los supervisores contractuales y a los rectores para tener en cuenta los documentos que conforman el EXPEDIENTE CONTRACTUAL tanto físico como digital y que deben publicarse en el SECOP de acuerdo con las recomendaciones de CCE:

El Estudio de oportunidad y convivencia
Estudios o documentos previo Técnico o no
Aviso de convocatoria
El proyecto de pliego de condiciones y las observaciones que se realicen
El pliego de condiciones o la invitación, así como las observaciones que se le realicen
Las actas de la audiencia de asignación de riesgos
El acta de cierre del plazo para presentar ofertas
Las adendas
En procesos cuya publicación deba realizarse en SECOP I la oferta del adjudicatario y las aclaraciones que se le realicen
El informe de evaluación y las observaciones que se formulen
Las respuestas a las observaciones
El contrato y los otrosíes o modificaciones
El Acta de Inicio
El ACTA DE liquidación
Los Actos administrativos expedidos con ocasión del procedimiento de selección o la ejecución del contrato. Como:
- resoluciones de Apertura,
- resoluciones de adjudicación,
- resoluciones las que se impongan multas,
- resoluciones la cláusula penal o declaren la caducidad del contrato
los documentos de los procesos de incumplimiento contractual que se lleven a cabo conforme al artículo 86 de la ley 1474 de 2011 como
- la citación
- las pruebas que se practiquen
- la resolución que resuelve
- la actuación y
- demás documentos que se produzcan
las actas de entrega o de recibo
los informes de supervisión y/o interventoría
En cuanto a la ejecución de conformidad con el artículo 2.1.1.2.1.8 del decreto 1081 de 2015, deben publicarse las aprobaciones, las autorizaciones, requerimientos, Informes del supervisor o del interventor que prueben la ejecución del contrato.
La liquidación Unilateral
En general cualquier otro documento producido o expedido con ocasión del proceso de contratación.[2]

A continuación, se relacionan los lineamientos legales y los Conceptos de Colombia Compra Eficiente más relevantes que se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo y/o supervisar un proceso contractual:

La contratación que realizan las instituciones educativas oficiales que se ubique por debajo de los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes se encuentra exceptuada gel régimen general de contratación pública, conforme lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, se concluye que dichas entidades se encuentran dentro del ámbito de aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, en relación con aquellos contratos que no superen el umbral establecido. Por lo tanto, las instituciones educativas oficiales deben publicar en el SECOP II los documentos que expidan en el marco de los procesos de régimen especial que desarrollen con sujeción a las normas establecidas por sus consejos directivos.[3]
El artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 desarrolla los principios de publicidad y transparencia de las actuaciones contractuales, del cual se desprende un deber de publicar las actuaciones contractuales. Esta obligación implica que todas las entidades estatales deben publicar los documentos en los que se evidencia el desarrollo de sus procesos de contratación. Esto comoquiera que el objetivo del deber de brindar publicidad a las actuaciones contractuales es materializar el derecho a conocer e intervenir de las decisiones de la Administración pública.[4]
[5]Es el deber de publicidad de la actividad contractual de las entidades estatales se encuentra regulado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Del Decreto 1082 de 2015, sino que también se fundamenta en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015. Estas normas no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en materia de publicidad, sino que amplían el contenido obligacional de dicho deber, al imponer la publicación de los procedimientos y la información relativa a la gestión contractual, sin el condicionamiento de tratarse de Documentos del Procesos expedidos por la entidad estatal.[6]
La entidad estatal, además de los documentos y actos administrativos que expidan durante el Proceso de Contratación, deberán publicar los documentos que desarrollan los procedimientos. Deben publicar incluso documentos que no necesariamente son expedidos por ellas pero que hacen parte del proceso. Entre estos documentos se encuentran las observaciones formuladas por la ciudadanía al proyecto de pliego de condiciones, o por los proponentes al informe de evaluación, aclaraciones a las ofertas realizadas por oferentes, así como a cualquier otra actuación que, a pesar de no tener origen en la entidad estatal, ni encajar en estricto sentido dentro de lo que se entiende por Documento del Proceso, hace parte del desarrollo del proceso de contratación, y que, por disposición de la Ley de la transparencia y acceso a la información pública, deber ser publicada de manera proactiva por la entidad estatal. [7]
Tener en cuenta la Definición de Expediente Contractual dada por CCE en Concepto C-217 de 2023 “… la definición sobre la expresión de expediente contractual, se consolida como la recopilación física y electrónica de los documentos producidos durante el desarrollo de determinado trámite, actuación o procedimiento en cumplimiento de las funciones que tiene asignadas una unidad administrativa al interior de una entidad, respetando el principio de procedencia”. El EXPEDIENTE Contiene información pública independientemente de si se trata de documentos que deban ser publicados en SECOP[8]
En virtud del principio de transparencia, específicamente por cuenta de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, así como por el principio de máxima publicidad establecido en el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014, el contenido del expediente en el que reposa la actuación es información pública, independientemente de si se trata de documentos que deban ser publicados en SECOP.[9]

Se solicita a todos los SUPERVISORES DE CONTRATOS DE LA SEB Y RECTORES DE LAS I.E. OFICIALES DE LOS 120 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ tener presente y poner en práctica los lineamientos establecidos en materia de publicación en virtud del cumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad en la contratación publica que todas las entidades estatales deben cumplir con el propósito que a futuro no sean observadas falencias en materia de contratación por parte de los Entes de Control.

[1] Concepto C–596 de 2022 Colombia Compra Eficiente.

[2] https://twitter.com/contrataenlinea/status/1709312372261654537

[3] Concepto C-130 de 2023 Colombia Compra Eficiente

[4] Concepto C-284 de 2023 Colombia Compra Eficiente

[7] Concepto C-130 de 2023 Colombia Compra Eficiente

[8] Concepto C-217 de 2023 Colombia Compra Eficiente

[9] Concepto C-284 de 2023 Colombia Compra Eficiente

Lo anterior, teniendo en cuenta el resultado de las auditorías realizadas por los diferentes Entes de Control y en especial, los hallazgos comunicados en el Informe “Auditoría de Cumplimiento a recursos los transferidos por el Sistema General de Participaciones – SGP Educación, Programa de Alimentación Escolar – PAE, Fondo de Mitigación de Emergencias – FOME, e Infraestructura Deportiva, Educativa, Cultural y de Ciencia, Tecnología e Innovación Vigencia 2022- Boyacá (…)”. Se evidencia la falta de publicación de documentos de los contratos realizados por la SEB y las Instituciones Educativas del Departamento de Boyacá en el Secop. (Fin – Juan Diego Rodríguez Pardo-UACP).

Unidad Administrativa de Comunicaciones y Protocolo.

Gobernación de Boyacá.

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