CIRCULAR INFORMATIVA No. 072
Tunja, 9 de junio de 2016
PARA RECTORES(AS), COORDINADORES(AS), DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS (IE) OFICIALES DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ.
Asunto: Auditoria a la información reportada en los sistemas de información del MEN, para la vigencia 2016.
El Ministerio de Educación Nacional con base en lo previsto en la Ley 715 de 2001, decretos reglamentarios 5012 de 2009 y 1526 de 2002 compilados en el decreto 1075 de 2015, coordina con la Secretaría de Educación de Boyacá la “Auditoria a la información reportada en los sistemas de información del MEN para la vigencia 2016”, la cual se adelantará en el segundo semestre de la presente vigencia y el primer bimestre de 2017, con las siguientes etapas:
- Planeación de la auditoria (jul-agosto)
- Apertura del proceso y verificación de documentación en las Secretarias de Educación (agosto- novbre.)
- Desarrollo del operativo en las sedes de los establecimientos educativos (agosto- novbre.)
- Reportes finales de la información (Novbre.)
- Análisis de la información (Dic-enero 2017)
- Cierres (enero-febrero)
Por lo anterior se solicita a los Sres(as) Rectores(as) de las IE de los Municipios no certificados del Departamento de Boyacá, que previo al desarrollo de la etapa 3 enunciada anteriormente, se revise al interior de las IE, las siguientes acciones:
- Disponibilidad de la documentación de estudiantes que evidencie la información reportada en SIMAT, debidamente archivada y organizada para la fácil verificación y consulta de los auditores o personal que lo requiera.
- En las IE y sus sedes es de vital importancia contar con los documentos de los estudiantes que permitan corroborar datos de identificación, que evidencien que están o fueron atendidos, la ubicación por sede educativa, jornada, grado y curso. De igual manera las actas de los estudiantes graduados durante el primer semestre (si es el caso).
- Para los docentes, directivos docentes y administrativos, se realizará biometrización que permita corroborar los datos de identificación con los documentos de identificación válidos por Registraduría y se validará la ubicación con base en las actas rectorales de distribución de la planta en la IE.
- Compendio de los actos administrativos que legitimen la legalidad del funcionamiento de la IE
- Evidencias soportadas de la información reportada en el Sistema de Información y Gestión de la Calidad Educativa –SIGCE-
- Soportes documentales que den testimonio de la información reportada en cualquier otro sistema de información que diligencie la IE.
Dadas las implicaciones fiscales y administrativas, los resultados del proceso de auditoría se tomarán como línea base para efectuar los ajustes en el reporte de matrícula, al Directorio Único de Establecimientos Educativos –DUE-, estrategia de permanencia –PAE-, las estadísticas oficiales y en la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones – SGP_ que se giran a las entidades territoriales con base en sus estudiantes y plantas docentes, directivos y administrativos.
Por lo anterior, se requiere la participación activa y la colaboración de los Sres(as) Rectores(as), para generar frente a la comunidad educativa (administrativos, docentes, estudiantes, acudientes, asociaciones de padres de familia y ciudadanía en general) conciencia y apropiación del proceso de auditoría respecto de la información reportada en los sistemas de información del MEN; coordinar el suministro y disponibilidad de la información, así como la atención de los diferentes aspectos necesarios para la efectiva comunicación, trámite y finalización del proceso de auditoría que se adelante en las IE.
Cordialmente,
ESAÚ RICARDO PAÉZ GUZMÁN
Secretario de Educación
Elaboró: ROSA MYRIAM LEÓN BECERRA
Líder Área Misional
Revisó: LILIANA ROCÍO OSORIO SALAZAR
Asesora Jurídica