Circular Informativa No. 001 del 11 de Enero de 2017 – Programación Entrega de Informe Contable Cuarto Trimestre 2016
Tunja, 11 de Enero de 2017
Para: Rectores y Funcionarios de Apoyo Administrativo.
Asunto: Programación Entrega de Informe Contable Cuarto Trimestre 2016.
Con el fin de presentar el informe consolidado de las Instituciones Educativas correspondiente al cuarto trimestre de la vigencia 2016 para que sea formalizado ante las entidades competentes, la Secretaría de Educación de Boyacá requiere que los informes sean radicados a través del Sistema de Atención al Ciudadano a partir del 13 hasta el 17 de Enero del año en curso, cumpliendo con los siguientes lineamientos:
- Los informes deben ser preparados bajo la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, incluyendo el plan de cuentas para el sector público, debe presentarse a nivel de auxiliar como mínimo el movimiento del trimestre, especificando terceros con sus nombres y números de identificación Nit o cédula según corresponda, teniendo en cuenta que lo anterior aplica para todos los códigos que se incluyan en el informe contable, se les recuerda que según la normatividad vigente el informe debe venir firmado por el ordenador del gasto y contador público.
- Adjuntar los siguientes documentos:
- Informe de cierre conforme a instrucciones dadas para tal fin en vigencias anteriores
- Ejecuciones presupuestales
- Acuerdos modificatorios del trimestre
- Extractos bancarios de Octubre, Noviembre y Diciembre
- Conciliaciones bancarias de octubre, noviembre y Diciembre
- Acuerdo de presupuesto para vigencia 2016 aprobado por el consejo directivo (solo en caso de no haber sido radicado anteriormente), al igual que la herramienta en Excel diseñada por la Secretaría y enviada mediante circular 145 de 2016, en medio magnético.
- Formato de cuentas recíprocas
- Formato actualizado a diciembre de ingresos y gastos
- Formato diligenciado para el cuarto trimestre de 2016, en medio magnético del informe requerido para SIFSE por el Ministerio de Educación Nacional, el cual debe venir conforme a lo requerido por dicha entidad, favor tener en cuenta las recomendaciones dadas para el diligenciamiento del mismo.
- Notas a los estados Financieros, las cuales deben cumplir por lo dispuesto para las mismas según la normatividad de la Contaduría General de la Nación.
- En caso de requerir autorización de adición de recursos de balance, favor hacer una radicación distinta a la del informe para evitar contratiempos y anexar los documentos requeridos para tal fin y así no tener demoras en la respuesta o negaciones de la misma, por falta de requisitos, los cuales se encuentran en la circular informativa 07 del 16 de febrero de 2012 (no es necesario que se anexen nuevamente las conciliaciones y extractos de diciembre si ya fueron radicados con el informe).
Cabe aclarar que la radicación del informe puede realizarse de manera personal, virtual y por correo certificado, quienes lo hagan de manera presencial asumirán los gastos de desplazamiento y transporte, dicha modalidad no obliga a la Secretaría de Educación al pago de viáticos y gastos de viaje conforme a lo establecido en el Decreto 217 del 12 de marzo de 2012.
