Circular Informativa No. 017 del 05 de junio de 2017 de la Dirección Administrativa – Entrega de Informes Contables Segundo y Tercer Trimestre 2017 y orientaciones varias
Tunja, 05 de junio de 2017
Para: Rectores y Funcionarios de Apoyo Administrativo.
Asunto: Entrega de Informes Contables Segundo y Tercer Trimestre 2017 y orientaciones varias.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación y conforme a los procesos adelantados para la adquisición de nuevas herramientas que permitan facilitar la labor desarrollada por Rectores y Auxiliares Administrativos de las Instituciones Educativas de los municipios no certificados del Departamento y a requerimientos realizados por los entes de control, la administración ha determinado lo siguiente:
1. Los informes contables correspondientes al Segundo y Tercer trimestre se presentaran en el formato tradicional utilizado para dicho fin, con cortes al 20 de Junio y 20 de Septiembre a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la Secretaría de Educación de Boyacá, al cual deberá ser presentado únicamente en medio magnético o virtual (favor no imprimir), los archivos deben venir marcados de la siguiente forma.
Segundo Trimestre:
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Informe contable
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Ejecución Presupuestal de Ingresos
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Ejecución Presupuestal de Gastos
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de enero
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de Febrero
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de marzo
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de enero
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de febrero
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de marzo
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Acuerdo de presupuesto No (para cada acuerdo realizado)
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Operaciones reciprocas
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato de relación de ingresos
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato de relación de gastos
- 2017_02 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato SIFSE
Tercer Trimestre:
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Informe contable
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Ejecución Presupuestal de Ingresos
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Ejecución Presupuestal de Gastos
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de enero
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de Febrero
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Conciliación bancaria de marzo
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de enero
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de febrero
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Extracto bancario de marzo
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Acuerdo de presupuesto No (para cada acuerdo realizado)
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Operaciones reciprocas
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato de relación de ingresos
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato de relación de gastos
- 2017_03 Municipio_ Nombre de la Institución Educativa_ Formato SIFSE
Los formatos que se envíen en Excel deben venir en versión 97 2003 sin bloqueos, ni claves.
Favor seguir las indicaciones dadas con el fin de garantizar un correcto procesamiento de la información y evitar el volver a requerir archivos, para los que lo hacen a través de la Web del SAC verificar que se encuentren correctamente cargados.
2. Conforme a lo anterior la información deberá ser radicada para el segundo trimestre a partir del 27 hasta el 30 de Junio de 2017, para el tercer trimestre a partir del 26 al 29 de septiembre de 2017, lo podrán hacer de manera virtual o presencial lo cual no dará derecho a cobro de viáticos, quienes opten por la radicación a través de la web se les reitera la necesidad de verificar que una vez se carguen los archivos verifiquen que los mismos tengan un valor en números frente al nombre que se les asignó, si este es de cero (0) quiere decir que no cargó y por tanto no lo podremos visualizar, esto puede ocurrir por que el archivo es muy grande, o porque fue escaneado en formato de alta resolución lo que lo hace muy pesado, o por que se guardó antes de que se terminara de cargar, lo anterior con el fin de evitar inconvenientes y demoras en el procesamiento de la información.
Es importante que se cumpla con las fechas establecidas para radicación debido a que se debe llevar a cabo un proceso de revisión, corrección y digitación para llevar a cabo la consolidación y validación a través del CHIP de la Contaduría General y así entregar el informe en las fechas establecidas.
La fecha para la presentación del informe del cuarto trimestre se dará a conocer más adelante, teniendo en cuenta que con el balance de convergencia a Normas Internacionales, la Secretaria de Educación se encuentra sujeta a los lineamientos de la Contaduría General de la Nación y de la Gobernación de Boyacá.
3. El cronograma establecido por el Ministerio de Educación Nacional para el cargue de la plataforma SIFSE se mantiene de acuerdo a las fechas establecidas en la circular No. 03 de fecha 21 de marzo de 2017, solicitamos tenerlo en cuenta con el fin de cargar la información de manera oportuna y evitar llamados de atención por parte de dicha entidad, recordar que mediante esta plataforma el Ministerio da seguimiento y asigna recursos de gratuidad.
