Circular No. 027 del 27 de Septiembre de 2017 de la Dirección Administrativa – Aplicación Resolución 12829 del 30 de junio de 2017 – Cuentas Maestras
Tunja, 27 de Septiembre de 2017
Para: Rectores y funcionarios de apoyo administrativo.
Asunto: Aplicación Resolución 12829 del 30 de junio de 2017 – Cuentas Maestras.
Esta Secretaría con el fin de dar acompañamiento en la implementación de los procedimientos y garantizar el cumplimiento de lo descrito en la Resolución 12829 de 2017 expedida por el Ministerio de Educación Nacional, se permite a continuación describir los aspectos relevantes de la misma y generar algunas directrices en particular para los Fondos de Servicios Educativos del Departamento de Boyacá, así:
1. La aplicabilidad de la Resolución implica el cambio de algunas características de las cuentas bancarias que actualmente se tienen registradas ante los Ministerios de Educación y Hacienda para los giros de Gratuidad, lo cual busca dar cumplimiento al artículo 140 de la ley 1753 de 2015 que implica fortalecer los mecanismos de seguimiento y monitoreo a los recursos del Sistema General de Participación, por lo anterior el proceso es de obligatorio cumplimiento.
2. Las cuentas maestras son cuentas bancarias que únicamente aceptan operaciones o movimientos de forma electrónica, por tanto toda persona con quien se tenga algún tipo de transacción que implique transferencia de recursos debe contar con una cuenta bancaria en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.
3. En el entendido que las Instituciones Educativas se financian con recursos de distintas fuentes lo concerniente a Cuentas maestras solo aplica para la cuenta que recibe la transferencia de recursos de Gratuidad, los demás recursos deberán ser administrados en cuentas separadas tal como se ha venido indicando por parte de ésta sectorial.
4. El proceso solicitado por el Ministerio implica la transformación o conversión de la cuenta Bancaria de Gratuidad y no la apertura de una nueva cuenta, solamente se da una transformación completa para aquellas Instituciones que tengan cuenta con el Banco Agrario el cual realizó la apertura de un producto exclusivo para el manejo de las cuentas maestras, para este proceso tampoco es posible abrir una nueva cuenta en otro banco para este fin.
5. Los procedimientos a llevar a cabo para este proceso son los siguientes:
5.1. Solicitud a la entidad bancaria y firma del documento que acredite la conversión de la cuenta actual a la cuenta maestra, este es el que el Ministerio denominó como
“convenio” lo que para nosotros según lo consultado a esa misma entidad es un contrato tal como el que se firmó inicialmente para el manejo de la cuenta que actualmente se tiene abierta con los bancos, por tanto no existe ningún impedimento para la firma de este requisito, sin embargo antes de llevar a cabo la formalización del mismo es necesario que se tengan en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el artículo 5 de la resolución 12829 de 2017 los cuales deben ser:
• La cuenta debe reconocer los rendimientos financieros que se generen por el manejo de los recursos en la cuenta maestra: esto es impositivo sin tener en cuenta si se trata de una cuenta corriente o de una de ahorros, debido a que no es necesario cambiar el tipo de cuenta que se tiene actualmente (Corriente – Ahorros), esto aplica para todas las cuentas en cualquier banco que se tenga el producto.
• Registrar todos los movimientos créditos y débitos que se efectúen en las cuentas maestras identificando el origen y destino de los mismos: esta característica es propia de las cuentas maestras por tanto se debe dejar descrito en el contrato que se firme con el Banco.
• Generar y enviar los reportes establecidos en el anexo técnico, al Ministerio de Educación Nacional a través del medio definido para tal efecto y en los tiempos establecidos en la Resolución 12829, el anexo de que habla este punto es para reporte por parte de las entidades bancarias únicamente y servirá para cruce de información y seguimiento de los recursos.
• Registrar los terceros beneficiarios que los Fondos de Servicios Educativos inscriban en el portal bancario de acuerdo a lo indicado en la Resolución 12829 en el artículo 10 y procedimiento que se describe más adelante.
• La exención del gravamen a los movimientos financieros que se realicen con los recursos administrados en las cuentas maestras, en los términos del artículo 97 de la ley 715 de 2001.
• Se debe hacer mención de la inembargabilidad de los recursos del Sistema General de Participaciones para Educación administrados en las cuentas maestras.
Los requisitos mencionados en este punto son obligatorios que se contemplen en el documento a firmar por parte del Ordenador del Gasto (Rector), en caso de que alguna entidad bancaria se niegue a contemplar alguno de estos requisitos, favor solicitar por escrito la negativa y remitirla lo antes posible a la Secretaría de Educación de Boyacá con el fin de ser remitidos al área encargada del Ministerio.
Adicionalmente a lo anterior y a lo establecido por la Resolución es necesario que soliciten que se deje por escrito la capacitación en Banca Virtual con el fin de no tener problemas en el manejo de la misma.
5.2. Solicitar al Banco la apertura de la cuenta con el nombre según la estructura establecida por el Ministerio la cual tiene el siguiente orden:
Nombre del Fondo de Servicios+ Cuenta Maestra + GR
5.3. Registro de la Cuenta Maestra: para que se pueda llevar a cabo este registro se deben haber cumplido los puntos anteriores del 5.1 al 5.2 y remitir a la Secretaría de Educación de Boyacá los siguientes documentos:
• Formato de solicitud de registro de cuentas maestras, diligenciado y firmado por la entidad bancaria y el ordenador del gasto (Rector)
• Copia del Registro único Tributario del Fondo de Servicios ( RUT) actualizado y completo con todas sus hojas.
• Copia del RUT del ordenador del gasto
• Copia Documento de identidad del ordenador del gasto
• Certificación de la cuenta maestra no mayor a tres meses expedida por el banco en la que conste el nombre del titular, el nombre de la cuenta, número y tipo de cuenta y el estado de la misma, la cual debe estar activa.
• Copia del documento firmado entre el banco y el ordenador del banco para manejo de la cuenta maestra.
Dicha documentación debe venir en formato PDF en CD o radicada por la Web del Sistema de Atención al Ciudadano, no se admitirá documentación impresa.
Con el fin de garantizar el registro oportuno de todas las cuentas maestras de los Fondos de Servicios del Departamento a tiempo y con lo cual no tener contratiempos en el giro de los recursos de gratuidad para el año 2018 se solicita que la información sea radicada entre los días 17 de octubre al 24 de noviembre, esto con el fin de que se pueda verificar la información radicada y encaso de requerir ajustes se puedan solicitar antes del comienzo del periodo de vacaciones de los directivos docentes.
NOTA: Cada documento debe venir con su nombre específico.
5.4. Realizar la inscripción de los beneficiarios o terceros: estos beneficiarios para el caso de los Fondos de Servicios Educativos se tratan de las personas naturales y jurídicas que les suministran bienes o les prestan servicios, la DIAN, El Departamento, el Municipio para el caso de quienes retienen Industria y Comercio y en general todos aquellos a quienes por algún motivo se les gire recursos de la cuenta de gratuidad.
Para llevar a cabo el registro de estos terceros deben tener los siguientes datos:
• Documento de identidad ( NIT, CC)
• Número de la cuenta bancaria del tercero, tipo de cuenta, titularidad y estado que en general debe ser cuenta activa, estos datos de preferencia deben venir en una certificación bancaria que le entregue el beneficiario la cual no puede tener vigencia mayor a tres meses, esto aplicaría para los terceros con relación comercial, para las entidades públicas favor solicitar indicaciones a la entidad bancaria.
• Para el caso de las personas jurídicas adicional al documento del punto anterior se debe solicitar certificado de existencia y representación legal, junto con la copia del documento de identidad del representante legal.
Como el objeto de las cuentas maestras es dar seguimiento a los recursos de gratuidad se considera que no es posible inscribir las otras cuentas que tenga la Institución como beneficiaria para traslado de recursos.
Las cuentas maestras se entenderán perfeccionadas una vez se cumpla el tramite completo descrito en este documento y se envié por parte de la Secretaría la documentación completa, por tanto estas comenzaran a funcionar oficialmente a partir del 1 de enero de 2018, a partir de dicha fecha no operaran los métodos que se venían utilizando para giro de los recursos de gratuidad.
Para mayor información sobre el tema se pueden remitir a la Resolución 12829 de 2017 del Ministerio de Educación Nacional y la guía operativa expedida por la misma entidad.
Se anexa el Formato de solicitud de registro de la cuenta maestra
Anexo: Formato Registro