Comunicado – Continuación Proceso de Gestión de la Cobertura Educativa (PGCE) en SIMAT – Vigencia 2018

24 noviembre, 201724 noviembre, 2017 Secretaría de Educación de Boyacá

Tunja, 23 de Noviembre de 2017

Para: Directivos Docentes y personal administrativo responsable del reporte de información en el SIMAT en las Instituciones Educativas de los municipios no certificados del departamento.

Asunto: Continuación Proceso de Gestión de la Cobertura Educativa (PGCE) en SIMAT – Vigencia 2018.

Como es de su conocimiento, como consecuencia del cese de actividades del magisterio, las Entidades Territoriales se vieron en la obligación de modificar los calendarios académicos escolares con el fin de reponer y garantizar la totalidad de las actividades académicas durante la vigencia 2017.

Por lo anterior, el Ministerio de Educación Nacional expidió la Resolución 18582 del 15 de septiembre de 2017 mediante la cual modificó el cronograma de actividades del PGCE para la vigencia 2018, justificado en la necesidad de que las Entidades Territoriales Certificadas en educación pudieran cumplir con este proceso oportunamente.

Siguiendo entonces con el proceso establecido en la Resolución Departamental número 003480 del 05 de mayo de 2017 y con base en el ajuste autorizado al cronograma, se informa que a partir del 20 de noviembre de 2017 se habilitará en el Sistema de Matrículas SIMAT las etapas requeridas para la vigencia 2018, las cuales se describen a continuación, deben ser realizadas en el orden y fechas establecidas, y de acuerdo a los instructivos adjuntos.

Se recuerda que antes de iniciar la nueva vigencia, es indispensable que cada Institución Educativa se asegure de tener completamente al día el registro de matrícula 2017, específicamente en lo relacionado con alumnos retirados (desertores, trasladados, etc.) pues no sería lógico promocionar alumnos que ya no están en la institución educativa.

PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL

*** ALUMNOS ANTIGUOS

Registro de Reprobados: Identificar en el sistema los estudiantes que reprobaron el grado cursado durante el año 2017. Este proceso puede ser realizado antes o después de hacer la Promoción, pues el sistema lo permite, pero obligatoriamente se hace antes de registrar la matricula.

Fecha: A partir del 20-11-2017

Promoción: Lanzar el proceso a nivel de toda la INSTITUCIÓN, es decir que con una sola orden el sistema promocionará a todos los alumnos de todos los grados de Educación Regular y de los Programas de Adultos, ya que todos finalizan el calendario académico durante esta vigencia.

Fecha: Del 06-12-2017 al 12-12-2017

Renovación de Matrícula: Deben Matricular o Retirar (según sea el caso) a los alumnos antiguos que fueron promocionados o reprobados.

Fecha: A partir del 13-12-2017

*** ALUMNOS NUEVOS

Para la matrícula de alumnos nuevos en el Sector Oficial, debe realizarse todo el proceso (Inscripción, Asignación de cupo y Matrícula como tal).

Continuación Comunicado del 23 de Noviembre de 2017

Inscripción: Etapa habilitada desde el mes de septiembre, para el registro de aquellos estudiantes que ingresan por primera vez al Educativo o que estuvieron retirados por algunos años.

Asignación de Cupos: Para los alumnos previamente INSCRITOS debe registrarse el proceso de Asignación cupo Rector, definiendo la sede, jornada y grupo específica para cada uno.

Fecha: A partir del 13-12-2017

Matrícula: El sistema permite matricular por grupos de estudiantes, aquellos que fueron previamente inscritos y a quienes se les asignó cupo en una sede.

Fecha: A partir del 13-12-2017

PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR PRIVADO

*** ALUMNOS ANTIGUOS

Registro de Retirados: Deben retirar los estudiantes que culminaron su año escolar y no continúan sus estudios en la institución educativa privada.

Fecha: Del 20-11-2017 al 12-12-2017

Registro de Reprobados: Registrar en el sistema los estudiantes que reprobaron el grado cursado durante el año 2017.

Fecha: Del 20-11-2017 al 12-12-2017

Promoción y Matrícula: Se realiza a nivel de INSTITUCIÓN, es decir que se promocionará y matriculará al siguiente grado todos los alumnos de de la institución educativa privada.

Fecha: A partir del 13-12-2017

*** ALUMNOS NUEVOS

Los alumnos nuevos en el Sector Privado se matriculan directamente por el Menú Estudiantes – Registro de Estudiantes.

Fecha: A partir del 13-12-2017

REGISTRO DE NOVEDADES SECTOR OFICIAL Y PRIVADO – AÑO 2018

Estará habilitada a partir del 13 de diciembre de 2017, con el fin de registrar todas las variaciones de matrícula (retiros, traslado, cambios de grado, sede o jornada) y la actualización de datos básicos de estudiantes.

Las fechas de corte establecidas para el reporte de información Vigencia 2018, son las siguientes:

Primer corte MEN: 26 de enero de 2018
Reporte MEN: 23 de febrero de 2017

Agradecemos su colaboración, compromiso y sentido de pertenencia para el reporte real, confiable y oportuno de la información registrada a través del Sistema de Matrículas SIMAT.

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Anexos:

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