Circular Informativa N° 34 – Entrega de informes contables cuarto trimestre de 2017

Tunja, 5 de Diciembre de 2017

Para: Rectores Y Funcionarios De Apoyo Administrativo.

Asunto: Información para entrega de informes contables cuarto trimestre de 2017

Continuando con la implementación de herramientas que permitan facilitar la presentación de información, así como la consolidación de la misma y el seguimiento de los recursos, la Secretaría se permite informar el procedimiento para la presentación del informe del cuarto trimestre de la vigencia 2017, así

  1. Las relaciones de ingresos y gastos deberán ser radicadas a mas tardar el 21 de Diciembre del presente año, estas deberán presentarse en el formato adjunto a la presente circular con la información acumulada de enero a diciembre de 2017, se solicita a esta fecha teniendo en cuenta que a partir de la finalización de año escolar e inicio de periodo de vacaciones del ordenador del gasto no es posible girar más recursos, adicionalmente esta información es esencial para el cargue de la plataforma ADFI por parte del contratista, por esto es necesario que se cuente con la información correcta y completa según los formatos.

Estos formatos deberán nombrarse así:

  • Relación de ingresos: 2017_04_municipio_código Dane_Nombre de la Institución_08
  • Relación de gastos: 2017_04_municipio_código Dane_Nombre de la Institución_09

  1. 2. Las fechas para la presentación de los informes contables será a partir del 16 de enero de 2018 según cronograma adjunto a la circular, en las nuevas plantillas establecidas por la Secretaría desde el tercer trimestre de esta vigencia; para el cuarto trimestre se publicaran a través de circular las plantillas con los saldos para cada institución la cual deberán descargar, en estas solo se podrán digitar los movimientos correspondientes al periodo octubre a diciembre de 2017, los saldos anteriores y los finales irán calculados, estos últimos serán los que pasaran a la plantilla de cierre de la vigencia, el cual se hará de manera automática en la plantilla.

Las plantillas que se enviaran llevan incluidos los ajustes contables que fueron realizados producto de revisión de saldos, esto con el fin de realizar un saneamiento contable, dentro de lo cual se encontraron cambios de saldos entre trimestres, ajustes realizados erróneamente, entre otros, por tanto se llevaron a cabo con el fin de mostrar las cifras conforme a la realidad financiera de las Instituciones Educativas; para los Instituciones a los cuales ya se les llevó a cabo el proceso de depuración contable de propiedad, planta y equipo se realizarán estos ajustes una vez se presente la información de octubre a diciembre por parte de la Secretaría, para el caso de los ajustes de saneamiento contable se les enviará la explicación de los ajustes que se les realizó y para los de propiedad, planta

y equipo se les está enviando a los correos institucionales la nota de contabilidad que será incluida en los balances junto con el listado por cuenta de los bienes registrados en cada una.

Se aclara que los ajustes mencionados anteriormente los realizará la Secretaría y se les envía la plantilla con saldos ajustados, la Institución Educativa no debe llevar a cabo ningún proceso al respecto.

El nombre de este archivo deberá ser:

  • 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_01
  1. Ejecuciones Presupuestales: Se enviarán las del cuarto trimestre de la misma manera que con los del informe contable en las cuales encontraran los saldos del tercer trimestre y solo deberán digitar los movimientos del cuarto trimestre, la presentación será para la misma fecha del informe contable.

El nombre deberá ser:

  • 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_02

  1. Conciliación bancaria: se usará el formato enviado para el informe del tercer trimestre, se les solicita verificar el correcto diligenciamiento del mismo debido a que se evidenciaron fallas en el del tercer trimestre, sin embargo con el fin de facilitar el entendimiento de este proceso se publicara una circular al respecto, la conciliación se diligencia únicamente para el último mes, es decir Diciembre. La fecha de entrega es la misma que los informes contables.

El nombre del archivo debe ser:

  • 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_04_Número de la cuenta bancaria

Este nombre se repetirá para cada una de las cuentas bancarias que tenga la Institución educativa lo único que cambiará será el numero de la cuenta.

  1. Notas a los Estados Financieros: Para este caso se anexa a la circular una plantilla para su diligenciamiento con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos dados porla Contaduría General de la Nación, en este podrán encontrar las notas de carácter general, las específicas y las situaciones particulares, para cada caso son tablas que contienen el nombre de la nota, seguido de la descripción y al lado una ayuda sobre lo que debe incluir la descripción que deben hacer, en el mismo libro encontraran algunos anexos en particular con el fin de complementar las notas (Anexo de Deudores, Anexo de cuentas por pagar- otros pasivos y Anexo de cuentas de orden), Los anexos deben ser diligenciados al igual que cada uno de los ítems contenidos a menos que alguno de esos no aplique para la Institución educativa para lo cual deberán marcar dentro del cuadro de descripción las letras N/A.

  1. Plantilla de Propiedad, planta y equipo y Anexo de Diferidos: estas se deben diligenciar con el fin de actualizar los datos de estos grupos contables a diciembre de 2017, esto con el fin de continuar con el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Contabilidad, los formatos serán enviados con posterioridad (Enero) con su respectivo tutorial para diligenciamiento, lo cual será comunicado en su oportunidad con las fechas de presentación.

  1. Información complementaria: Los demás formatos y documentación serán presentados conforme a lo establecido en circulares anteriores y en las mismas fechas que el informe contable, así:
  • Extractos Bancarios: se presentarán los tres meses en un solo PDF por cada cuenta bancaria que se tenga con la siguiente estructura de nombre: 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_05_número de la cuenta bancaria.
  • Acuerdos de presupuesto modificatorios: Los que se hayan llevado a cabo durante el trimestre con el nombre: 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_06_Número del acuerdo
  • Operaciones Reciprocas: el nombre de este archivo será 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_07
  • Formato SIFSE: El formato debe ser en excel en el formato del Ministerio para el cuarto trimestre de 2017 con el nombre 2017_04_municipio_Dane_Nombre de la Institución_10

Es importante  recordar que el corte para el cuarto trimestre es obligatoriamente a 31 de Diciembre para que se pueda incluir todo lo de la vigencia sin que esto implique que se pueden llevar a cabo ejecución en el periodo de vacaciones del ordenador del gasto.

NOTA: es necesario que se radique la totalidad de la información solicitada y con las características indicadas, de lo contrario no serán tenidos en cuenta y se solicitaran de nuevo.

Ante cualquier inquietud al respecto del diligenciamiento de los formatos deberán remitirse a los tutoriales publicados con la circular 24 del 15 de septiembre de 2017.

Los siguientes son los links de los tutoriales que serán de ayuda para el proceso: 

Videotutorial:

 https://youtu.be/_leXyI_kE3c

Relación de Ingresos:

 https://drive.google.com/file/d/1uaI4RhyOiEjzu7kpUwANySZ7uuULtV7o/view?usp=sharing

Relación de Gastos:

https://drive.google.com/file/d/1UWQFxI26cfiq4gut2wLh4ePlnJeBxQxi/view?usp=sharing

Listado de instituciones y fechas en las que deben realizar la radiación del informe:

Descargar circular  flecha-que-representa-una-descarga_318-481-e1463164013751

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