Circular No. 054 del 04 de Mayo de 2018 – Cargue y uso de la plataforma ADFI
Tunja, 04 de Mayo de 2018
Para: Rectores y funcionarios de apoyo administrativo.
De: Secretario de Educación
Asunto: Cargue y uso de la plataforma ADFI
De acuerdo a los cambios requeridos por la normatividad vigente y a la necesidad de generar información de forma ágil y de mejor calidad la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación ha venido implementando nuevas tecnologías que permitan atender los requerimientos de información de las distintas entidades, es el caso de la plataforma ADFI la cual va dirigida a los 254 Fondos de Servicios Educativos del Departamento.
La plataforma busca agilizar los procesos del área financiera de las Instituciones Educativas, simplificando los procesos dentro de la misma y disminuyendo el uso de papel.
Por lo anterior, a partir de la fecha se da apertura de la plataforma para las Instituciones Educativas con el fin de que se lleve a cabo el cargue de la información del primer trimestre de 2018, encontrarán los presupuestos iníciales cargados según los acuerdos de presupuesto radicados en la Secretaría, el cual estará bloqueado para cambios, se les recuerda que no pueden realizar modificaciones al mismo sin los documentos necesarios (acuerdos de adición, traslado, reducción), con el fin de apoyar esta labor se anexa a la presente circular el manual de uso actualizado y videos de apoyo de los procesos. La plataforma estará disponible para este proceso hasta el día 25 de mayo del presente año teniendo en cuenta que los movimientos de dicho trimestre son reducidos y con el fin de que se empiece a generar la información diaria y no atrasar los procesos de la vigencia.
El día 26 de mayo la plataforma será cerrada para procesos internos de contabilización y consolidación, para revisión de cargue y será nuevamente puesta a disposición de uso a partir del 29 de mayo del presente año para que se haga el cargue de los meses de abril – mayo y en adelante hasta el cierre del segundo trimestre del presente año el cual será hasta el 30 de junio, para lo cual estará la plataforma disponible hasta el 3 de julio de 2018.
Es necesario aclarar que la plataforma cuenta con una información de cargue inicial así:
- Presupuesto inicial
- Saldo de las cuentas bancarias a 1 de enero de 2018
- Saldos contables a 31 de diciembre de 2017
- Saldos a 1 de enero según proceso de convergencia
A pesar de contar con la información antes mencionada la plataforma tendrá activo únicamente el módulo de presupuesto, esto debido a que la información de 2016 que fue cargada por los responsables de la misma para cada Institución presenta inconsistencias que han venido siendo verificadas y corregidas según los documentos entregados a esta Secretaría; para la vigencia 2017 se cargó la información por parte del contratista encargado de la plataforma dentro de la que se encontró que existen inconsistencias en los acuerdos modificatorios y en saldos de extractos comparados con informe contable que no pueden ser cargados hasta tanto no se verifique con la Institución.
Por lo anterior, hasta que no se corrijan o se aclaren dichas inconsistencias las Instituciones no podrán visualizar el modulo de contabilidad, el cual será de uso de la Secretaría, razón por la cual, se continuará con la presentación de las plantillas que se han venido implementando para reporte de información contable y financiera, las cuales serán integradas a la plataforma para facilitar la presentación de información a los entes de control, toda vez que son las exigidas por la Contraloría General de Boyacá para la presentación de la cuenta anual.
El poder contar con la información al día depende de la responsabilidad que se tenga en el cargue de la información de manera cuidadosa y conforme a lo establecido por la norma para lo cual está parametrizada la plataforma, por tanto se les requiere un especial cuidado en el cargue y apoyarse en el manual de uso y en los videos tutoriales, en casos extremos que no puedan ser aclarados con estas herramientas se cuenta con la mesa de ayuda con la que se pueden comunicar así:
- Líneas Telefónicas: 7452923 – 7468708
- Línea Celular: 3163554130
- Soporte en línea por Skype con usuario mesaayudagps
- Correo electrónico: soporte@mesaayuda.com
- Avenida Universitaria No 45 – 102 Oficina 104- Edificio Milan
El acceso tanto para la plataforma como para la mesa de ayuda se hará a través de la página de la Secretaría de Educación de Boyacá www.sedboyaca.gov.co en donde encontrarán los links respectivos para ADFI 2018.
Anexos:
- Guía del Usuario de la Plataforma Mesa de Ayuda
- Pasos para ingresar y/o actualizar los datos en el sistema administrativo y financiero – ADFI
- Video Paso a paso para el ingreso PPTP inicial 2018