Comunicado – Cargue plataforma SIFSE – Primer semestre 2020
Tunja, 23 de junio de 2020
Para: Directivos docentes rectores (as) y funcionarios administrativos de apoyo de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Secretario de Educación – Gestión Financiera.
Asunto: Cargue plataforma SIFSE – Primer semestre 2020.
Cordial saludo,
En primer lugar, se agradece enormemente el esfuerzo realizado durante la emergencia ocasionada por el COVID- 19.
Ahora bien, en concordancia con los procesos adelantados por el Ministerio de Educación Nacional -MEN y la responsabilidad de dar seguimiento a la ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, el Ministerio de Educación Nacional – MEN informa que la plataforma SIFSE se encuentra habilitada para el cargue de la información correspondiente al primer semestre del presente año, dicha información es vital importancia con el objetivo de establecer la asignación de recursos adicionales del fondo de Mitigación de la Emergencia.
Teniendo en cuenta lo anterior, debemos precisar lo siguiente:
1. La apertura de la plataforma se encuentra habilitada desde el 17 y hasta el 30 de junio de 2020.
2. Se debe cargar la información de ejecución acumulada del 1 de enero a 15 de junio de 2020.
3. Los puntos para tener en cuenta para cumplir de manera satisfactoria el cargue de la información son los siguientes:
- Preparar la información con antelación al vencimiento del cargue y verificar que corresponda con la ejecución real de recursos, esto teniendo en cuenta que la información está sujeta a la revisión de la Contraloría General de la República.
- Al momento de cargar la información hacerlo a través del formato Excel que se descarga de la misma plataforma y seguir las indicaciones para elaboración de este con el fin de que no arroje errores, si se realiza directamente en la plataforma tener cuidado al momento de digitar los valores para cada fuente y evitar errores en el reporte.
- Antes de oficializar el reporte verificar que la información corresponde según lo ejecutado por cada institución, una vez oficializado no es posible cambiar el reporte y quedará con inconsistencias.
- En caso de que se cometa algún error el reporte podrá eliminarse, sin embargo, deben asegurase de haberlo eliminado por completo y al momento de subir o digitar de nuevo la información verificar que no les esté sumando el reporte anterior.
- Si intentan eliminar un reporte ya oficializado puede que se elimine y no le permita cargar otro, en este caso la institución quedará como si no hubiese reportado información.
- Después del 30 de junio no podrá subirse ningún reporte debido a que se cierra plataforma por parte del Ministerio y solicitan a la Secretaría llevar a cabo revisión de la información y enviar un consolidado con los errores o inconsistencias presentadas, por lo que se solicita que la información entre plataformas sea coherente entre estas.
4. Cualquier inquietud o inconveniente para ingreso por usuario o contraseña se solucionará en la Secretaría de Educación de Boyacá, en caso de no poder solucionarse se enviará al Ministerio de Educación Nacional, se solicita NO enviar este tipo de incidencias directamente al Ministerio.
Por medio del contador de apoyo designado por la Secretaría de Educación podrán enviar las inquietudes y solicitudes al respecto, esto con el fin de hacer más ágil la comunicación.
5. Adjuntamos manual de operación del sistema para recordar procedimientos.
No siendo más el motivo del presente, se agradece su colaboración en el sentido expresado anteriormente.
Anexo: Manual de Usuario SIFSE