Comunicado – Entrega de informe contable segundo trimestre 2020 e indicaciones para radicación de tercer y cuarto trimestre de la misma vigencia
Tunja, 10 de julio de 2020
Para: Directivos docentes rectores (as) y funcionarios administrativos de apoyo de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Secretario de Educación – Gestión Financiera.
Asunto: Entrega de informe contable segundo trimestre 2020 e indicaciones para radicación de tercer y cuarto trimestre de la misma vigencia.
Reciban un cordial y caluroso saludo. Teniendo en cuenta que la Secretaría de Educación de Boyacá es la competente de revisar la información contable y financiera que se genere por la ejecución de recursos y las actividades propias de la prestación del servicio educativo en las Instituciones Educativas del Departamento, así como consolidarla y validarla con el fin de emitir informes a la Contaduría General de la Nación y a aquellos entes de control que lo requieran, se hace necesario que se las Instituciones Educativas IE lleven a cabo la radicación de alguna documentación adicional que se requiere para llevar a cabo la verificación de lo relacionado en el informe que se genera de manera automática a través de la plataforma ADFI.
La documentación requerida es la siguiente:
- Extractos Bancarios: Se presentarán los tres meses en un solo PDF por cada cuenta bancaria que se tenga con la siguiente estructura de nombre: 2020_02_municipio_Dane_Nombre de la Institución_05_número de la cuenta bancaria, estos deben ser legibles y deben corresponder a corte de 30 de junio, favor tener en cuenta que si envían consulta de movimiento esto podría alterar las cifras.
- Acuerdos de presupuesto modificatorios del primer trimestre con el nombre: 2020_02_municipio_Dane_Nombre de la Institución_06_Número del acuerdo, escaneados de forma legible, con las firmas de los miembros del consejo directivo.
- Declaraciones de retención en la fuente y recibos de pago en un solo PDF de las presentadas en el segundo trimestre, con el nombre: 2020_02_municipio_Dane_Nombre de la Institución_03, los documentos deben venir con las marcas de recibido y pagado según corresponda.
- Formato SIFSE: Este únicamente debe ser radicado en el caso de no haber sido enviado o por correo electrónico al contador de apoyo asignado por la Secretaría para la Institución Educativa o a través del Sistema de Atención al Ciudadano, solicitamos radicarse el formato Excel® y el reporte en PDF que arroja la plataforma del Ministerio.
Debido a la situación de contingencia ocasionada por el COVID 19, la Contaduría General de la Nación adicionó un nuevo formato a la presentación de información a partir del segundo trimestre de 2020 y hasta cuando se extienda dicha contingencia, a través de la Resolución 109 del 17 de junio de 2020, este formato busca relacionar tanto el ingreso como el gasto realizado con motivo de la contingencia, teniendo en cuenta que todos nuestros informes son generados a través de la plataforma ADFI y que la misma realiza el proceso según el registro que cada institución haya realizado, les reiteramos la importancia de que la información esté completa. (Se anexa Resolución).
La radicación a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la información para el segundo trimestre será durante los días 13 al 16 de julio de 2020, para el caso de los dos trimestres restantes del año la radicación de la documentación será de la siguiente manera:
- La documentación será la misma solicitada en el presente comunicado y solamente cambiará el periodo en el nombre de los archivos, es decir que después del 2020_le pondrán 03 o 04 según corresponda, 03 para el trimestre comprendido de julio a septiembre y 04 para octubre a diciembre, en caso de que se requiera documentación adicional les será informado con anticipación.
- Las fechas de radicación de la documentación para el tercer trimestre será entre el 14 al 16 de octubre de 2020.
- Para el caso del cuarto trimestre del año en curso, la radicación se dará entre el 18 al 20 de enero del año 2021.
Agradeciendo enormemente su colaboración.
