Comunicado – Cargue plataforma SIFSE – Segundo semestre 2020
Tunja, 14 de julio de 2020
Para: Directivos docentes rectores (as) y funcionarios administrativos de apoyo de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados de Boyacá.
De: Secretario de Educación – Gestión Financiera.
Asunto: Cargue plataforma SIFSE – Segundo semestre 2020.
Cordial saludo. Continuando con el proceso de seguimiento a la ejecución de recursos de los Fondos de Servicios Educativos por parte del Ministerio de Educación Nacional, dicha entidad a través de comunicación enviada el día 08 de julio del presente año, indica que se debe realizar el cargue del informe correspondiente al segundo trimestre de la presente vigencia, para lo cual las instituciones educativas deberán tener en cuenta lo siguiente:
1. El cargue podrá realizarse a partir del 09 y hasta el 31 de julio de 2020.
2. Se debe cargar la información de ejecución acumulada del 01 de enero al 30 de junio de 2020, esto con el fin de subsanar posibles errores cometidos durante el primer cargue y que se evidenciaron en el análisis del mismo, tales como cargue incompleto con corte de ejecución a marzo, entre otros.
3. En el formato debe diligenciarse como periodo dos (2).
4. Los puntos a tener en cuenta para cumplir de manera satisfactoria el cargue de la información son los siguientes:
- Preparar la información con antelación al vencimiento del cargue y verificar que corresponda con la ejecución real de recursos, esto teniendo en cuenta que la información está sujeta a la revisión de la Contraloría General de la República.
- Al momento de cargar la información hacerlo en el formato Excel que se descarga de la misma plataforma y seguir las indicaciones para elaboración del mismo, si se realiza directamente en la plataforma tener cuidado al momento de digitar los valores para cada fuente.
- Antes de oficializar el reporte por favor verificar que la información corresponde a lo ejecutado por cada institución pues una vez oficializado no es posible cambiar el reporte y quedará con inconsistencias.
- En caso de que se cometa algún error el reporte brinda la opción de eliminarse; sin embargo, es importante asegurase de haberlo eliminado por completo y al momento de subir o digitar de nuevo la información se debe verificar que no les esté sumando el reporte anterior y el que están subiendo.
- Es importante tener en cuenta que si intentan eliminar un reporte ya oficializado puede que este se elimine y no permita cargar otro, en este caso la institución quedará como si no hubiese reportado información. Por favor, tener cuidado al momento de cargar el reporte.
- Después del 31 de julio no podrá subirse ningún reporte debido a que se cierra plataforma por parte del Ministerio de Educación; tengan en cuenta que se le exige a la Secretaría llevar a cabo revisión de la información, por lo que se solicita que la información entre plataformas sea coherente entre sí.
5. Cualquier inquietud o inconveniente para el ingreso por usuario o contraseña se solucionará por parte del equipo Financiero de la Secretaría de Educación de Boyacá; en caso de no poder solucionarse se enviará al Ministerio de Educación. Se solicita, apoyarse en los contadores de apoyo designados por la Dirección Administrativa quienes podrán enviar las inquietudes y solicitudes al respecto al MEN; esto con el fin de hacer más ágil y efectiva la comunicación.
6. Adjuntamos manual de operación del sistema para recordar procedimientos.
No siendo más el motivo del presente, se agradece su colaboración en el sentido expresado anteriormente.
Anexo: Manual de Usuario SIFSE