Circular No. 122 del 9 de noviembre de 2021 de despacho – Temas relacionados con los Fondos de Servicio Educativos
Tunja, 9 de noviembre de 2021
Para: Directivos docentes, Rectores(as) y Funcionarios administrativos de apoyo, de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Gestión Financiera.
Asunto: Temas relacionados con los Fondos de Servicio Educativos.
Reciban un cordial saludo,
Como es habitual, para fin de año existen actividades que deben ser revisadas o ajustadas, para cumplir con la normatividad vigente, relacionada con los Fondos de Servicios Educativos, en esta ocasión les aclaramos tres procesos que adelantaremos para el cierre de la vigencia y que impactaran en la vigencia siguiente, así:
1. Cambio calendario SIFSE: De acuerdo a comunicación enviada por el Ministerio de Educación Nacional, el cargue del informe acumulado de 1 de enero a 31 de diciembre de 2021, a través de la plataforma SIFSE, no será en la fecha que inicialmente se había previsto, la nueva fecha para llevar a cabo este reporte será del 13 al 23 de enero de 2022, les recordamos que este es de obligatoria presentación según lo establecido en la Resolución 16378 del 18 de noviembre de 2013, expedida por el Ministerio de Educación, por lo que su no presentación puede conllevar a reportes a los entes de control.
Esta misma entidad recuerda algunos temas claves a tener en cuenta para el cargue del informe:
En relación con la construcción del archivo:
- Garantizar los valores de campo con los que se descarga el archivo del sistema (texto, general), no cambiarlos.
- Eliminar espacios en blanco entre valores dentro de la celda
- Diligenciar TODAS las celdas.
- Todo se debe “digitar”, no copiar y pegar y no pueden quedar espacios en blanco.
- Las columnas de la hoja de gastos e ingresos se diligencian con valores de “texto” para el caso del código DANE y “general” para los demás campos
- los códigos no llevan descripción en letras (ejm: en la columna ÍTEM DETALLE, no se escribe “gratuidad”, sino el código que lo identifica, que está en el manual “2”)
- Si no existe ejecución de gastos por una fuente específica, vale decir, todos los registros se construyen en cero, o, se sugiere no incluirla en el reporte.
- NO copiar ni pegar
- NO realizar fórmulas
- NO totalizar
- NO poner colores
- NO cambiar el formato de los campos (texto, general), dejarlo tal cual como se descarga del sistema.
- En los campos de los valores que no lleven datos, escribir un 0 (cero).
- NO escribir puntos ni comas ni guiones ni caracteres especiales, etc.
- El código DANE del FSE tiene 12 dígitos, verificar en el inventario de FSE o en DUE.
- Se debe realizar el cargue del archivo en los plazos establecidos
- Un reporte, cuando menos, debe llevar un registro de gratuidad en la estructura de ingresos y gastos, de no ser así, el sistema restringirá el cargue.
- No borrar títulos de las columnas pues esto altera la estructura del archivo
- Cuando se ha modificado el Excel, se sugiere descargar el archivo nuevamente y ahí si cargar, antes no.
- El reporte se construye con la ejecución del FSE y sus asociados en un único archivo, de no ser así, se generará el error de cargue incompleto.
Todo esto con el fin de que no se generen errores en el momento de cargar los formatos en el sistema.
En cuanto al cargue
- El rector debe revisar MUY BIEN el archivo de Excel antes de subirlo al sistema, con esto, si llega a tener algún error, no tiene que recurrir a DESCARTAR, ya que esta función está dañando el cargue.
- NO se pueden dejar cargues en estado “PENDIENTE OFICIALIZAR”, eso genera cargues en validación o con errores, por ejemplo: el único en este estado, debe ser el que ya esté listo para oficializar.
2. Elaboración y aprobación del presupuesto para la vigencia 2022: Debido a cambios relacionados con la codificación de los rubros, según la estandarización de estos por parte de la Dirección Nacional de Planeación, nos encontramos en los ajustes correspondientes a la estructura presupuestal de nuestros Fondos de Servicios, la cual verán reflejada en la plataforma ADFI, este proceso conlleva también algunos ajustes necesarios en dicha plataforma, por lo que el módulo de presupuesto inicial no estará activo si no a partir del 18 de noviembre del presente año, para llevar a cabo el proceso de elaboración y aprobación del presupuesto inicial de 2022, la nueva estructura y los cambios les serán comunicados a través de sus correos institucionales, sin embargo el proceso que se debe llevar a cabo a través de la plataforma no tendrá cambios con respecto al año anterior.
3. Cargue de documentos legales a través de la plataforma ADFI: Como es de su conocimiento, a través del mejoramiento de procesos en la plataforma ADFI, pretendemos contar con la mayoría de los documentos que nos requieren los entes de control, esto también permite contar con información ordenada para la presentación de la cuenta anual a Contraloría Departamental, evitando que tengamos observaciones por parte de dicha entidad por documentos incompletos.
Teniendo en cuenta lo anterior debemos subir la cédula y acto administrativo de nombramiento tanto de auxiliar administrativo como de rector, cada uno desde su usuario asignado para la plataforma, con esto evitaremos radicación a través de SAC al inicio de la vigencia para completar información de contraloría, para este proceso tendremos acceso al módulo correspondiente desde el 10 de noviembre hasta el 16 del mismo mes, adjuntamos a la presente, instructivo para cargue de estos documentos, recuerden que ante cualquier eventualidad o inquietud que se presente pueden recurrir a la mesa de la ayuda de la plataforma.
Como siempre agradecemos su compromiso con nuestros procesos, los cuales buscan el mejoramiento continuo y a futuro la minimización de procesos contra ustedes.
Anexo: Instructivo de actualización de datos perfil usuario plataforma ADFI