Circular No. 022 del 31 de marzo de 2023 de despacho – Orientaciones para ejecución auditoría de matrícula 2023

Tunja, 31 de marzo de 2023

Para: Directores (as) de Núcleo integrantes de las Unidades Educativas Provinciales y Rectores (as) de las instituciones educativas oficiales  de los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá.

De: Secretaría de Educación de Boyacá.

Asunto: Orientaciones para ejecución auditoría de matrícula 2023.

Cordial saludo,

La Secretaría de Educación de Boyacá, dando cumplimiento a lo establecido en la resolución 07797 del 29 de mayo de 2015 expedida por el Ministerio de Educación Nacional, mediante la cual se dan las orientaciones y lineamientos a las Entidades Territoriales Certificadas en Educación para la adopción del proceso para la Gestión de la Cobertura Educativa, que teniendo en cuenta estas indicaciones la Secretaría de Educación de Boyacá expidió y publicó la resolución N. 002541 del 21 de abril de 2022 mediante la cual, se adoptó para la entidad territorial certificada de Boyacá, el mencionado proceso (PGCE), que el artículo noveno (9) del mencionado acto administrativo establece “Las Instituciones Educativas deben establecer y realizar procesos de auditorías internas por semestre, que les permita verificar y actualizar la información de matrícula registrada en SIMAT.

La Secretaría de Educación realizará auditorías a la ejecución de la gestión de matrícula en las instituciones educativas oficiales, con el fin de analizar su comportamiento, detectar las inconsistencias y las mejoras, lo que permitirá mantener un enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo”. Igualmente, el ARTICULO 10. CRONOGRAMA DEL PROCESO Numeral ocho (8). Auditoria de matrícula establece como responsable de este proceso a la Subdirección de Cobertura Educativa y Ruralidad de la Secretaría de Educación Departamental. Que acorde con lo expuesto anteriormente la Subdirección de Cobertura Educativa y Ruralidad procedió a elaborar el plan de auditoría de matrícula para una muestra significativa de Establecimientos Educativos equivalente al 33% de Instituciones Educativas Oficiales ubicadas en el 100% de las Provincias que conforman la jurisdicción del Departamento de Boyacá, proceso a realizar con presencia de las unidades educativas provinciales en las Instituciones Educativas focalizadas.

La ejecución será del 33% en la presente vigencia y se realizará auditoría Interna de matrícula en 80 Instituciones Educativas que funcionan en municipios no certificados del departamento. Dicha auditoria la realizará el rector, con apoyo del auxiliar administrativo y demás personas responsables del proceso de matrícula y actualización del sistema integrado de matrícula SIMAT o apoyarse en un comité de auditoría conformado por las personas responsables del proceso de actualización de novedades.

  1. Verificar en los archivos físicos, archivos magnéticos y formatos entregados por la Secretaría de Educación de Boyacá, la información registrada y faltante en SIMAT:
  • Alumnos registrados dos o más veces en SIMAT (Repetidos)
  • Estudiantes en estado matriculados en la Institución Educativa y atendidos normalmente sin registrar en SIMAT.
  • Alumnos registrados en SIMAT sin evidencias documentales en la institución Educativa.
  • Estudiantes registrados en SIMAT con errores en los nombres.
  • Estudiantes registrados en SIMAT con Número de documento de identidad no válido.
  • Estudiantes registrados en SIMAT con errores en la Dirección de Residencia.
  • Revisión del tipo de discapacidad registrada en SIMAT.Revisión de estudiantes registrados en SIMAT con Capacidades excepcionales.
  • Revisión de estudiantes registrados en SIMAT como usuarios del Plan de alimentación Escolar, Trasporte Escolar, Beneficiarios de Kit escolares, Uniformes
  • Revisión de estudiantes pertenecientes a población vulnerable (Victimas del conflicto armado, desplazados, reinsertados y Sistema de responsabilidad Penal para adolescentes).
  • Estudiantes pertenecientes a Etnias, afro descendientes y con diversidad de género.
  1. Las auditorias se realizarán a las sedes de cada Institución Educativa en todos los niveles y ciclos que se ofrezcan, diligenciando los siguientes documentos:

Formato A. Verificación de estudiantes registrados en Simat con los listados de los grupos de grados existentes en cada una de las sedes en coherencia con los libros de matrícula.

  • Listado de chequeo del tipo de discapacidades.
  • Listado de chequeo a desertores.
  • Listado de chequeo de capacidades excepcionales.
  • Listado de chequeo del municipio de residencia.
  • Horarios de jornada académica, laboral y de Jornada única.
  1. Los rectores deben legalizar con los líderes de las Unidades Educativas Provinciales los formatos diligenciados y firmados.
  • Plan de Auditoría.
  • Consolidado de inconsistencias encontradas y plan de mejoramiento.
  • Informe de Auditoría.
  • Consolidado Auditoria por Institución Educativa y por Provincia.
  1. Los rectores deben enviar a la UEP el consolidado del proceso de auditoría interna, junto con el plan de auditoria, consolidado de Inconsistencias e informe de auditoría. Es indispensable que se revisen los documentos y que cuenten con las respectivas firmas para así allegar en físico al subdirector de cobertura educativa mencionados documentos.
  1. Las Unidades Educativas provinciales con el apoyo de la Profesional Enlace SIMAT – Ministerio de Educación Nacional deben realizar acompañamiento, seguimiento y evaluación a las Instituciones Educativas, para lograr superar las inconsistencias encontradas y establecidas en el plan de mejoramiento.

La auditoría de matrícula interna se realizará acorde con el número de Instituciones Educativas Focalizadas por UEP:

PROVINCIAS N° INSTITUCIONES EDUCATIVAS
CENTRO 32
CUBARA 2
GUTIERREZ 11
LA LIBERTAD 5
LENGUPA 9
MARQUEZ 23
NEIRA 10
NORTE 15
OCCIDENTE 41
ORIENTE 12
PUERTO BOYACA 10
RICAURTE ALTO 12
RICAURTE BAJO 13
SUGAMUXI 25
TUNDAMA 18
VALDERRAMA 17
TOTAL 255

Relación Instituciones Educativas a auditar año 2023

Provincia Municipio Institución Educativa
1 Centro Sotaquira I.E. Adolfo María Jiménez
2 Centro Tuta I.E. El Cruce
3 Centro Siachoque I.E. Juruvita
4 Centro Oicata I.E. Nicolás Cuervo Y Rojas
5 Centro Tuta I.E. Rio De Piedras
6 Centro Ventaquemada I.E. San Antonio De Padua
7 Centro Tuta I.E. San Nicolás
8 Centro Siachoque I.E. Santo Domingo Savio Gaiato
9 Centro Motavita I.E. Técnica Ambiental Sote Panelas
10 Centro Samaca I.E. Técnica Salamanca
11 Gutiérrez El Espino I.E. Cascajal
12 Gutiérrez El Cocuy I.E. El Cardón
13 Gutiérrez Chiscas I.E. Las Mercedes
14 La Libertad Paya I.E. Técnico Simona Amaya
15 Lengupa Berbeo I.E. Campo Elías Cortes
16 Lengupa Zetaquira I.E. Libardo Cuervo Patarroyo
17 Lengupa Campohermoso I.E. Nacionalizada Técnica Agropecuaria Campohermoso
18 Lengupa Campohermoso I.E. Técnica María Auxiliadora
19 Lengupa Miraflores I.E. Técnica Miraflores
20 Márquez Ramiriqui I.E. Agropecuaria El Escobal
21 Márquez Tibana I.E. Andrés Romero Arévalo
22 Márquez Ramiriqui I.E. Naguata
23 Márquez Nuevo Colón I.E. Nuestra Señora De La Antigua
24 Márquez Umbita I.E. Técnica Agropecuaria
25 Márquez Boyacá I.E. Técnica Agropecuaria San Isidro
26 Márquez Turmeque I.E. Teguaneque
27 Neira Chinavita I.E. Juan De Jesús Acevedo
28 Neira San Luis De Gaceno I.E. Nueva Esperanza
29 Neira Macanal IE. Técnico Marco Aurelio Bernal
30 Norte Sativanorte I.E. Luis Manuel Parra Caro
31 Norte San Mateo I.E. Normal Superior
32 Norte San Mateo I.E. Paz Y Libertad
33 Norte Boavita I.E. Técnica Y Académica Nuestra Señora Del Rosario
34 Norte Boavita I.E. Técnico Industrial Mariscal Sucre
35 Occidente Saboya I.E. Garavito
36 Occidente Maripi I.E. Jorge Eliecer Gaitan
37 Occidente Chiquinquirá I.E. Liceo Nacional José Joaquín Casas
38 Occidente Chiquinquirá I.E. Normal Superior Sor Josefa Del Castillo Y Guevara
39 Occidente Otanche I.E. San Ignacio De Loyola
40 Occidente Saboya I.E. San Marcos
41 Occidente Pauna I.E. Técnica Agropecuaria De Desarrollo Rural
42 Occidente Quipama I.E. Técnica Nuestra Señora De La Paz
43 Occidente San Pablo De Borbur I.E. Técnica Pablo Valette
44 Occidente Otanche I.E. Técnica Samuel Ignacio Santamaría
45 Occidente Coper I.E. San Miguel
46 Occidente Chiquinquirá I.E. Técnico Comercial Sagrado Corazón De Jesús
47 Oriente Sutatenza I.E. Los Naranjos
48 Oriente Guayata I.E. Sochaquira Abajo
49 Oriente Guateque I.E. Técnica Valle De Tenza
50 Puerto Boyacá Puerto Boyacá I.E. Guanegro
51 Puerto Boyacá Puerto Boyacá I.E. Puerto Pinzón
52 Puerto Boyacá Puerto Boyacá I.E José Joaquín Ortíz
53 Ricaurte Alto Gachantiva I.E. Juan José Neira
54 Ricaurte Alto Villa De Leyva I.E. Luis Carlos Galán
55 Ricaurte Alto Villa De Leyva I.E. Técnica Industrial Antonio Ricaurte
56 Ricaurte Alto Villa De Leyva I.E. Técnica Y Académica Antonio Nariño
57 Ricaurte Bajo Moniquira I.E. Hernando Gálvez Suarez
58 Ricaurte Bajo Moniquira I.E. Marco Fidel Suarez
59 Ricaurte Bajo Moniquira I.E. Técnica Jordán
60 Ricaurte Bajo Moniquira I.E. Técnica La Laja
61 Sugamuxi Pesca I.E. El Hato
62 Sugamuxi Pesca I.E. Indalecio Vásquez
63 Sugamuxi Tibasosa I.E. Jorge Clemente Palacios
64 Sugamuxi Aquitania I.E. Región Sur De Aquitania
65 Sugamuxi Cuitiva I.E. Santo Domingo Savio
66 Sugamuxi Gameza I.E. Saza
67 Sugamuxi Firavitoba I.E. Técnica Agropecuaria San Antonio
68 Sugamuxi Tibasosa I.E. Técnico Industrial
69 Tundama Santa Rosa De Viterbo I.E. Carlos Arturo Torres Peña
70 Tundama Santa Rosa De Viterbo I.E. Casilda Zafra
71 Tundama Paipa I.E. El Rosario
72 Tundama Paipa I.E. Rafael Bayona Niño
73 Tundama Paipa I.E. Técnica Agrícola
74 Tundama Paipa I.E. Técnica Pantano De Vargas
75 Valderrama Tasco I.E. Jorge Guillermo Mojica Márquez
76 Valderrama Jericó I.E. Técnica López Quevedo
77 Valderrama Sativasur I.E. Técnica Señor De Los Milagros
78 Valderrama Chita I.E. Jesús Emilio Jaramillo Monsalve
79 Valderrama Socha I.E. Los Libertadores
80 Valderrama Beteitiva I.E. Técnica Nuestra Señora De La O

Cronograma

A continuación, se relacionan las fechas, en las cuales se realizará cada etapa e indicaciones para la entrega en oportunidad y calidad de los documentos que corresponden al presente proceso.

  • Mayo 2 – 26 de mayo de 2023: Reuniones presenciales para la realización de las Actividades 1, 2, 3, 4 y 5.
  • Mayo 29 – 9 de junio de 2023: Consolidado de la información recolectada mediante los instrumentos aplicados en las Instituciones Educativas en reuniones presenciales y formatos entregados por rectores(as) y Unidades Educativas Provinciales a través de los correos electrónicos Institucionales.
  • Junio 13 – 16 de junio de 2023: Las Unidades Educativas Provinciales UEP Verificarán en SIMAT la realización de ajustes de novedades incluidas en el plan de mejoramiento para cada Establecimiento Educativo y reportarán la Información a la subdirección de Cobertura y Ruralidad.

RECURSOS

  1. Humanos:
  • Directores de Núcleo integrantes de las Unidades Educativas provinciales.
  • Rectores, coordinadores y administrativos encargados del manejo del sistema SIMAT.
  • Integrantes del equipo de la Subdirección de Cobertura y ruralidad.
  • Subdirector de Núcleos Educativos.
  1. Financieros:
  • Pago de viáticos a los integrantes de las Unidades Educativas Provinciales causados por el desplazamiento desde la sede, hasta el municipio donde se ubica la Institución Educativa.

RESPONSABLES

  • Dirección Técnico Pedagógica, Subdirector de Cobertura Educativa, Subdirector de Núcleos Educativos, Unidades Educativas Provinciales, Instituciones Educativas e Integrantes del Equipo de Cobertura de la Secretaría de Educación de Boyacá.

Instrumentos A Consolidar Y Entregar

Se solicita de manera respetuosa que se dé cumplimiento a las entregas y reporte según las fechas anteriormente descritas; la entrega se debe realizar en medio magnético (formatos totalmente firmados y separados no unir en un solo pdf,) se deben enviar al correo institucional (alancheros@sedboyaca.gov.co y mrobayo@sedboyaca.gov.co ); el material físico debe allegarse a la oficina de cobertura educativa y ruralidad completamente diligenciado.

Adicional a lo anterior se realizará reunión de manera virtual para efectos de ampliar las orientaciones y resolver inquietudes e iniciar el proceso en los tiempos establecidos, al concretar la fecha de reunión se les enviará respectivamente a los correos electrónicos link de acceso para que se hagan participes.

Descargar circular flecha-que-representa-una-descarga_318-481-e1463164013751

Anexos:

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