Circular No. 022 del 31 de marzo de 2023 de despacho – Orientaciones para ejecución auditoría de matrícula 2023
Tunja, 31 de marzo de 2023
Para: Directores (as) de Núcleo integrantes de las Unidades Educativas Provinciales y Rectores (as) de las instituciones educativas oficiales de los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Secretaría de Educación de Boyacá.
Asunto: Orientaciones para ejecución auditoría de matrícula 2023.
Cordial saludo,
La Secretaría de Educación de Boyacá, dando cumplimiento a lo establecido en la resolución 07797 del 29 de mayo de 2015 expedida por el Ministerio de Educación Nacional, mediante la cual se dan las orientaciones y lineamientos a las Entidades Territoriales Certificadas en Educación para la adopción del proceso para la Gestión de la Cobertura Educativa, que teniendo en cuenta estas indicaciones la Secretaría de Educación de Boyacá expidió y publicó la resolución N. 002541 del 21 de abril de 2022 mediante la cual, se adoptó para la entidad territorial certificada de Boyacá, el mencionado proceso (PGCE), que el artículo noveno (9) del mencionado acto administrativo establece “Las Instituciones Educativas deben establecer y realizar procesos de auditorías internas por semestre, que les permita verificar y actualizar la información de matrícula registrada en SIMAT.
La Secretaría de Educación realizará auditorías a la ejecución de la gestión de matrícula en las instituciones educativas oficiales, con el fin de analizar su comportamiento, detectar las inconsistencias y las mejoras, lo que permitirá mantener un enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo”. Igualmente, el ARTICULO 10. CRONOGRAMA DEL PROCESO Numeral ocho (8). Auditoria de matrícula establece como responsable de este proceso a la Subdirección de Cobertura Educativa y Ruralidad de la Secretaría de Educación Departamental. Que acorde con lo expuesto anteriormente la Subdirección de Cobertura Educativa y Ruralidad procedió a elaborar el plan de auditoría de matrícula para una muestra significativa de Establecimientos Educativos equivalente al 33% de Instituciones Educativas Oficiales ubicadas en el 100% de las Provincias que conforman la jurisdicción del Departamento de Boyacá, proceso a realizar con presencia de las unidades educativas provinciales en las Instituciones Educativas focalizadas.
La ejecución será del 33% en la presente vigencia y se realizará auditoría Interna de matrícula en 80 Instituciones Educativas que funcionan en municipios no certificados del departamento. Dicha auditoria la realizará el rector, con apoyo del auxiliar administrativo y demás personas responsables del proceso de matrícula y actualización del sistema integrado de matrícula SIMAT o apoyarse en un comité de auditoría conformado por las personas responsables del proceso de actualización de novedades.
- Verificar en los archivos físicos, archivos magnéticos y formatos entregados por la Secretaría de Educación de Boyacá, la información registrada y faltante en SIMAT:
- Alumnos registrados dos o más veces en SIMAT (Repetidos)
- Estudiantes en estado matriculados en la Institución Educativa y atendidos normalmente sin registrar en SIMAT.
- Alumnos registrados en SIMAT sin evidencias documentales en la institución Educativa.
- Estudiantes registrados en SIMAT con errores en los nombres.
- Estudiantes registrados en SIMAT con Número de documento de identidad no válido.
- Estudiantes registrados en SIMAT con errores en la Dirección de Residencia.
- Revisión del tipo de discapacidad registrada en SIMAT.Revisión de estudiantes registrados en SIMAT con Capacidades excepcionales.
- Revisión de estudiantes registrados en SIMAT como usuarios del Plan de alimentación Escolar, Trasporte Escolar, Beneficiarios de Kit escolares, Uniformes
- Revisión de estudiantes pertenecientes a población vulnerable (Victimas del conflicto armado, desplazados, reinsertados y Sistema de responsabilidad Penal para adolescentes).
- Estudiantes pertenecientes a Etnias, afro descendientes y con diversidad de género.
- Las auditorias se realizarán a las sedes de cada Institución Educativa en todos los niveles y ciclos que se ofrezcan, diligenciando los siguientes documentos:
Formato A. Verificación de estudiantes registrados en Simat con los listados de los grupos de grados existentes en cada una de las sedes en coherencia con los libros de matrícula.
- Listado de chequeo del tipo de discapacidades.
- Listado de chequeo a desertores.
- Listado de chequeo de capacidades excepcionales.
- Listado de chequeo del municipio de residencia.
- Horarios de jornada académica, laboral y de Jornada única.
- Los rectores deben legalizar con los líderes de las Unidades Educativas Provinciales los formatos diligenciados y firmados.
- Plan de Auditoría.
- Consolidado de inconsistencias encontradas y plan de mejoramiento.
- Informe de Auditoría.
- Consolidado Auditoria por Institución Educativa y por Provincia.
- Los rectores deben enviar a la UEP el consolidado del proceso de auditoría interna, junto con el plan de auditoria, consolidado de Inconsistencias e informe de auditoría. Es indispensable que se revisen los documentos y que cuenten con las respectivas firmas para así allegar en físico al subdirector de cobertura educativa mencionados documentos.
- Las Unidades Educativas provinciales con el apoyo de la Profesional Enlace SIMAT – Ministerio de Educación Nacional deben realizar acompañamiento, seguimiento y evaluación a las Instituciones Educativas, para lograr superar las inconsistencias encontradas y establecidas en el plan de mejoramiento.
La auditoría de matrícula interna se realizará acorde con el número de Instituciones Educativas Focalizadas por UEP:
| PROVINCIAS | N° INSTITUCIONES EDUCATIVAS |
| CENTRO | 32 |
| CUBARA | 2 |
| GUTIERREZ | 11 |
| LA LIBERTAD | 5 |
| LENGUPA | 9 |
| MARQUEZ | 23 |
| NEIRA | 10 |
| NORTE | 15 |
| OCCIDENTE | 41 |
| ORIENTE | 12 |
| PUERTO BOYACA | 10 |
| RICAURTE ALTO | 12 |
| RICAURTE BAJO | 13 |
| SUGAMUXI | 25 |
| TUNDAMA | 18 |
| VALDERRAMA | 17 |
| TOTAL | 255 |
Relación Instituciones Educativas a auditar año 2023
| N° | Provincia | Municipio | Institución Educativa |
| 1 | Centro | Sotaquira | I.E. Adolfo María Jiménez |
| 2 | Centro | Tuta | I.E. El Cruce |
| 3 | Centro | Siachoque | I.E. Juruvita |
| 4 | Centro | Oicata | I.E. Nicolás Cuervo Y Rojas |
| 5 | Centro | Tuta | I.E. Rio De Piedras |
| 6 | Centro | Ventaquemada | I.E. San Antonio De Padua |
| 7 | Centro | Tuta | I.E. San Nicolás |
| 8 | Centro | Siachoque | I.E. Santo Domingo Savio Gaiato |
| 9 | Centro | Motavita | I.E. Técnica Ambiental Sote Panelas |
| 10 | Centro | Samaca | I.E. Técnica Salamanca |
| 11 | Gutiérrez | El Espino | I.E. Cascajal |
| 12 | Gutiérrez | El Cocuy | I.E. El Cardón |
| 13 | Gutiérrez | Chiscas | I.E. Las Mercedes |
| 14 | La Libertad | Paya | I.E. Técnico Simona Amaya |
| 15 | Lengupa | Berbeo | I.E. Campo Elías Cortes |
| 16 | Lengupa | Zetaquira | I.E. Libardo Cuervo Patarroyo |
| 17 | Lengupa | Campohermoso | I.E. Nacionalizada Técnica Agropecuaria Campohermoso |
| 18 | Lengupa | Campohermoso | I.E. Técnica María Auxiliadora |
| 19 | Lengupa | Miraflores | I.E. Técnica Miraflores |
| 20 | Márquez | Ramiriqui | I.E. Agropecuaria El Escobal |
| 21 | Márquez | Tibana | I.E. Andrés Romero Arévalo |
| 22 | Márquez | Ramiriqui | I.E. Naguata |
| 23 | Márquez | Nuevo Colón | I.E. Nuestra Señora De La Antigua |
| 24 | Márquez | Umbita | I.E. Técnica Agropecuaria |
| 25 | Márquez | Boyacá | I.E. Técnica Agropecuaria San Isidro |
| 26 | Márquez | Turmeque | I.E. Teguaneque |
| 27 | Neira | Chinavita | I.E. Juan De Jesús Acevedo |
| 28 | Neira | San Luis De Gaceno | I.E. Nueva Esperanza |
| 29 | Neira | Macanal | IE. Técnico Marco Aurelio Bernal |
| 30 | Norte | Sativanorte | I.E. Luis Manuel Parra Caro |
| 31 | Norte | San Mateo | I.E. Normal Superior |
| 32 | Norte | San Mateo | I.E. Paz Y Libertad |
| 33 | Norte | Boavita | I.E. Técnica Y Académica Nuestra Señora Del Rosario |
| 34 | Norte | Boavita | I.E. Técnico Industrial Mariscal Sucre |
| 35 | Occidente | Saboya | I.E. Garavito |
| 36 | Occidente | Maripi | I.E. Jorge Eliecer Gaitan |
| 37 | Occidente | Chiquinquirá | I.E. Liceo Nacional José Joaquín Casas |
| 38 | Occidente | Chiquinquirá | I.E. Normal Superior Sor Josefa Del Castillo Y Guevara |
| 39 | Occidente | Otanche | I.E. San Ignacio De Loyola |
| 40 | Occidente | Saboya | I.E. San Marcos |
| 41 | Occidente | Pauna | I.E. Técnica Agropecuaria De Desarrollo Rural |
| 42 | Occidente | Quipama | I.E. Técnica Nuestra Señora De La Paz |
| 43 | Occidente | San Pablo De Borbur | I.E. Técnica Pablo Valette |
| 44 | Occidente | Otanche | I.E. Técnica Samuel Ignacio Santamaría |
| 45 | Occidente | Coper | I.E. San Miguel |
| 46 | Occidente | Chiquinquirá | I.E. Técnico Comercial Sagrado Corazón De Jesús |
| 47 | Oriente | Sutatenza | I.E. Los Naranjos |
| 48 | Oriente | Guayata | I.E. Sochaquira Abajo |
| 49 | Oriente | Guateque | I.E. Técnica Valle De Tenza |
| 50 | Puerto Boyacá | Puerto Boyacá | I.E. Guanegro |
| 51 | Puerto Boyacá | Puerto Boyacá | I.E. Puerto Pinzón |
| 52 | Puerto Boyacá | Puerto Boyacá | I.E José Joaquín Ortíz |
| 53 | Ricaurte Alto | Gachantiva | I.E. Juan José Neira |
| 54 | Ricaurte Alto | Villa De Leyva | I.E. Luis Carlos Galán |
| 55 | Ricaurte Alto | Villa De Leyva | I.E. Técnica Industrial Antonio Ricaurte |
| 56 | Ricaurte Alto | Villa De Leyva | I.E. Técnica Y Académica Antonio Nariño |
| 57 | Ricaurte Bajo | Moniquira | I.E. Hernando Gálvez Suarez |
| 58 | Ricaurte Bajo | Moniquira | I.E. Marco Fidel Suarez |
| 59 | Ricaurte Bajo | Moniquira | I.E. Técnica Jordán |
| 60 | Ricaurte Bajo | Moniquira | I.E. Técnica La Laja |
| 61 | Sugamuxi | Pesca | I.E. El Hato |
| 62 | Sugamuxi | Pesca | I.E. Indalecio Vásquez |
| 63 | Sugamuxi | Tibasosa | I.E. Jorge Clemente Palacios |
| 64 | Sugamuxi | Aquitania | I.E. Región Sur De Aquitania |
| 65 | Sugamuxi | Cuitiva | I.E. Santo Domingo Savio |
| 66 | Sugamuxi | Gameza | I.E. Saza |
| 67 | Sugamuxi | Firavitoba | I.E. Técnica Agropecuaria San Antonio |
| 68 | Sugamuxi | Tibasosa | I.E. Técnico Industrial |
| 69 | Tundama | Santa Rosa De Viterbo | I.E. Carlos Arturo Torres Peña |
| 70 | Tundama | Santa Rosa De Viterbo | I.E. Casilda Zafra |
| 71 | Tundama | Paipa | I.E. El Rosario |
| 72 | Tundama | Paipa | I.E. Rafael Bayona Niño |
| 73 | Tundama | Paipa | I.E. Técnica Agrícola |
| 74 | Tundama | Paipa | I.E. Técnica Pantano De Vargas |
| 75 | Valderrama | Tasco | I.E. Jorge Guillermo Mojica Márquez |
| 76 | Valderrama | Jericó | I.E. Técnica López Quevedo |
| 77 | Valderrama | Sativasur | I.E. Técnica Señor De Los Milagros |
| 78 | Valderrama | Chita | I.E. Jesús Emilio Jaramillo Monsalve |
| 79 | Valderrama | Socha | I.E. Los Libertadores |
| 80 | Valderrama | Beteitiva | I.E. Técnica Nuestra Señora De La O |
Cronograma
A continuación, se relacionan las fechas, en las cuales se realizará cada etapa e indicaciones para la entrega en oportunidad y calidad de los documentos que corresponden al presente proceso.
- Mayo 2 – 26 de mayo de 2023: Reuniones presenciales para la realización de las Actividades 1, 2, 3, 4 y 5.
- Mayo 29 – 9 de junio de 2023: Consolidado de la información recolectada mediante los instrumentos aplicados en las Instituciones Educativas en reuniones presenciales y formatos entregados por rectores(as) y Unidades Educativas Provinciales a través de los correos electrónicos Institucionales.
- Junio 13 – 16 de junio de 2023: Las Unidades Educativas Provinciales UEP Verificarán en SIMAT la realización de ajustes de novedades incluidas en el plan de mejoramiento para cada Establecimiento Educativo y reportarán la Información a la subdirección de Cobertura y Ruralidad.
RECURSOS
- Humanos:
- Directores de Núcleo integrantes de las Unidades Educativas provinciales.
- Rectores, coordinadores y administrativos encargados del manejo del sistema SIMAT.
- Integrantes del equipo de la Subdirección de Cobertura y ruralidad.
- Subdirector de Núcleos Educativos.
- Financieros:
- Pago de viáticos a los integrantes de las Unidades Educativas Provinciales causados por el desplazamiento desde la sede, hasta el municipio donde se ubica la Institución Educativa.
RESPONSABLES
- Dirección Técnico Pedagógica, Subdirector de Cobertura Educativa, Subdirector de Núcleos Educativos, Unidades Educativas Provinciales, Instituciones Educativas e Integrantes del Equipo de Cobertura de la Secretaría de Educación de Boyacá.
Instrumentos A Consolidar Y Entregar
- Formato (M-GE-CE-F-003): Plan de Auditoria.
- Formato (M-GE-CE-F-004): Consolidado de inconsistencias encontradas y plan de mejoramiento.
- Formato (M-GE-CE-F-005): Informe de Auditoría.
- Formato (M-GE-CE-F-006): Consolidado Auditoria de Matrícula por I.E
- Formato (M-GE-CE-F-007): Consolidado Auditoria de Matrícula por Provincia
- Anexo A y Anexo B
- Certificación con pantallazo de superación de inconsistencias.
Se solicita de manera respetuosa que se dé cumplimiento a las entregas y reporte según las fechas anteriormente descritas; la entrega se debe realizar en medio magnético (formatos totalmente firmados y separados no unir en un solo pdf,) se deben enviar al correo institucional (alancheros@sedboyaca.gov.co y mrobayo@sedboyaca.gov.co ); el material físico debe allegarse a la oficina de cobertura educativa y ruralidad completamente diligenciado.
Adicional a lo anterior se realizará reunión de manera virtual para efectos de ampliar las orientaciones y resolver inquietudes e iniciar el proceso en los tiempos establecidos, al concretar la fecha de reunión se les enviará respectivamente a los correos electrónicos link de acceso para que se hagan participes.
Anexos: