Inf. No 062 – Despacho
Para: Directivos Docentes de las Instituciones Educativas de los municipios no certificados del departamento
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Orientaciones Programa de Educación para jóvenes en extra-edad y de adultos “Palabras Mayores” modelo oficial CEDEBOY – Fundación Servicios y Obras Sociales de Colombia S.O.S. Contrato 1061 – Fundación ITEDRIS contrato 1060 – Fundación para la Reconciliación convenio MEN 721 año 2016.
Estimados Rectores y Rectoras
ORIENTACIONES GENERALES
- Se recuerda a los Rectores que la Educación de Adultos es un proceso inherente a la Secretaría de Educación y debe ser tratado como tal; se aclara que este servicio debe ser prestado única y exclusivamente en las instalaciones de las Instituciones Educativas; es decir, deben ser facilitadas a los operadores las aulas de clase, laboratorios y demás espacios académicos, deportivos y culturales, realizando un acta firmada por el operador y el rector donde se establezca compromiso de cuidado de las mismas y de entrega en las condiciones en las cuales fueron prestadas (Orientación dada a conocer mediante Circular No 73 de 15 de julio de 2014).
- En atención a las políticas del Ministerio de Educación Nacional, los procesos de auditoría, supervisión y en cumplimiento de las directrices de la administración departamental, esta Coordinación ha iniciado las visitas a las Instituciones Educativas que orientan el programa de Educación de Adultos en el Departamento de Boyacá las cuales se extenderán hasta el mes de noviembre de 2016. Visitas que tienen como objetivos los relacionados a continuación.
- Verificar el cumplimiento de los requisitos de matrícula (verificación documental)
- Verificar el cumplimiento de las edades de los estudiantes registrados en el sistema integrado de matrícula SIMAT para el programa de educación de adultos, en cumplimiento de los parámetros establecidos en el Decreto 1075 de 2015 y las Circulares Informativas emitidas al respecto por la Secretaría de Educación de Boyacá.
- Realizar seguimiento a la prestación del servicio y obligaciones contractuales de los modelos educativos de educación de jóvenes en extra edad y adultos, Fundación SOS, Fundación ITEDRIS, Modelo Oficial CEDEBOY y Fundación para la Reconciliación
- Evaluar y valorar el aspecto pedagógico-didáctico relacionado en los contenidos de los módulos, planes de estudio, planes de clase y programas de los operadores privados y del modelo oficial CEDEBOY.
- Hacer seguimiento al proceso pedagógico del Programa de Educación para Jóvenes en extra edad y adultos.
- Verificar en sitio, la población escolar atendida de los ciclos I al Ciclo VI, el cumplimiento intensidad horaria y el Plan de estudios en la prestación del servicio Educativo por parte de los modelos Educativos.
3. Resultado de las visitas de auditoría realizadas aleatoriamente en la presente vigencia, la Coordinación del Programa de Adultos encuentra con preocupación que no se está cumpliendo con lo reglamentado en el decreto 3011 y compilado en el decreto 1075 de 2015, en cuanto se ha encontrado a estudiantes matriculados y registrados en SIMAT que no cumplen con las edades establecidas y casos en que algunos estudiantes tienen la certificación de personería y/o comisaría de familia, pero no se han dado a conocer ante la Coordinación del Programa de manera que se haga su debida autorización y registro.
“Las Instituciones Educativas que ofrecen el Programa de Educación para Jóvenes y Adultos deben atender los todos los lineamientos establecidos en el Decreto 3011 de 1997[1], cabe recordar que es responsabilidad del Rector verificar que los estudiantes que ingresan a dicho programa cumplan con las edades establecidas en el Decreto antes de realizar la correspondiente matrícula” (Circular No 004 del 23 de Enero de 2015 y Circular No 04 del 28 de Enero 2016).
“Se recuerda que se debe evitar que los estudiantes de la Educación Formal Regular, se trasladen a los Programas de Adultos ya que esto acarrea dificultades para las plantas de personal de las Instituciones Educativas. Solo por situaciones comprobadas y avaladas por Personería Municipal o Comisaria de Familia, algunos estudiantes pueden pasar de la Educación Formal Regular a la Educación para Jóvenes y Adultos y en dichos casos se debe archivar en la carpeta del estudiante la correspondiente certificación, previo estudio y autorización por la coordinación de adultos de la SEB” (Circular No 004 del 23 de Enero de 2015 y Circular No 04 del 28 de Enero 2016).
4. Es importante recordar a los Señores Rectores (as) que es una función inherente atender las orientaciones brindadas por el Ministerio de Educación y la Secretaría de Educación de Boyacá por ser normativa de carácter general. Así mismo, se solicita el constante acompañamiento y orientación al desarrollo del programa de educación de jóvenes y adultos para garantizar que dichos procesos se brinden con calidad por parte de los modelos privados como también el modelo oficial CEDEBOY.
5. Se debe verificar y corroborar constantemente la asistencia de los estudiantes (mediante listados de asistencia), puesto que no deben encontrarse estudiantes en estado matriculado en SIMAT, que no estén asistiendo a clases por cuanto son contemplados como inexistentes, los cuales deben retirarse de manera inmediata por considerarse un hallazgo ante los entes de control.
6. La aplicación de la prueba de conocimiento (Prueba Base) a los estudiantes que no cuenten con los certificados de años anteriores deberá ser aplicada exclusivamente a través de los comités de evaluación de la Institución Educativa como lo establece el Decreto 3011 de 1997 Articulo 36 compilado por el Decreto 1075 de 2015 y no por los operadores privados.
7. Para la vigencia 2016 las Instituciones Educativas que ofrecen el programa de Educación para jóvenes en extra edad y Adultos con el modelo oficial CEDEBOY, Fundación Servicios y Obras Sociales de Colombia S.O.S., Fundación ITEDRIS y Fundación para la Reconciliación, deben presentar como soporte para el reconocimiento de la jornada adicional informe de gestión bimestral en el formato (informe de gestión formado adjunto) establecido por la Coordinación del programa. El formato debe ser radicado ante el SAC de la Secretaría de Educación los primeros cinco días del bimestre.
8. Se reitera por tercera vez en la vigencia 2016, que los documentos para la legalización de matrícula son los relacionados a continuación, los cuales deben reposar en la Institución Educativa en la carpeta de cada estudiante de educación de adultos; documentación que es indispensable para realizar la Matricula y el posterior Registro en el SIMAT a fin de soportar dicho proceso, que es responsabilidad intransferible de la Institución Educativa:
· Fotocopia Documento de Identidad vigente (No se solicita el registro civil)
· Fotografía (opcional)
· Copia Carné de Salud o certificado de afiliación a SISBEN o EPS.
· Folio de Matrícula diligenciado con firma del estudiante y firma del rector
· Certificados de años anteriores o Prueba base (soportes prueba base pliego de evaluación y acta firmada por el rector de la I.E )
· En caso de ser población especial: Certificado de personería / desplazados / población en condiciones especiales / víctima de conflictos / desmovilizados / y – o cualquier condición especial debe estar incluida en la carpeta como soporte para posibles verificaciones por parte de entes de control cuando así se requiera. (Nota aclaratoria los certificados de personería o comisaría para ingreso de estudiantes al programa deben ser enviados previamente a la SEB para autorización)
Orientaciones a tener en cuenta con los modelos privados:
- Los planes de clase, listados de asistencia, Planillas de entrega de módulos, las Planillas de notas parciales y finales, Actas de Graduación que soportan la efectiva atención de los estudiantes de la educación de Adultos deben ser avalados por los Rectores de las Instituciones Educativas. Dichos formatos deben contener el nombre del Municipio, la institución educativa, jornada, ciclo y demás datos que sean considerados importantes para dar la validez a la documentación; así mismo, se recuerda que debe existir copia de esta documentación debidamente organizada y legalizada en la Institución Educativa.
- Los modelos privados deben presentar a la Institución Educativa al inicio de las actividades académicas el plan de estudios con su estructura curricular por modelos de estudio, áreas fundamentales, asignaturas, estándares de la asignatura, contenidos e intensidad horaria.
Cordialmente,
(Original con firmas)
ESAÚ RICARDO PÁEZ
Secretario de Educación de Boyacá
ÁLVARO ESTUPIÑÁN GARCÉS HEIDY JAZMÍN VELÁSQUEZ
Líder Área de Cobertura Educativa Coordinador Programa de Adultos
A continuación puede descargar: Circular No 062 // Anexo