Circular No. 016 del 01 de junio de 2017 de la Dirección Administrativa – Actualización de documentos año 2017, reiteración fecha radicación y soportes para cargue de novedades mensuales
Tunja, Junio 01 de 2017
Para: Cooperativas, Entidades financieras, Sindicatos, Funerarias y demás empresas comerciales que tienen código de descuento por modalidad de libranza con la Secretaría de Educación de Boyacá.
Asunto. Actualización de documentos año 2017, reiteración fecha radicación y soportes para cargue de novedades mensuales.
Con el fin de actualizar y verificar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos para dar continuidad al código de descuento por modalidad libranza asignado por la Secretaría de Educación de Boyacá, solicitamos radicar la siguiente documentación:
- Portafolio de servicios.
- Dirección y teléfono de operación de la empresa en la ciudad de Tunja o Departamento de Boyacá, a donde puedan dirigirse los clientes y usuarios de los productos y servicios que ofrecen.
- Nombre, teléfono y E-Mail del representante o asesor designado por la empresa para las relaciones comerciales con la Secretaría de Educación.
- Registro único tributario (RUT) año 2017.
- Registro único nacional de entidades operadores de libranzas (RUNEOL).
- Certificado de Cámara de Comercio (con fecha de expedición no mayor a 30 días).
- Modelo de libranza o formato para autorización de descuento.
Es importante reiterar, que para efectos de continuar u obtener código de descuento modalidad libranza, además de los requisitos legales anteriormente descritos, debe acreditarse oficina de atención personalizada en el Departamento de Boyacá y establecerse un único Agente o Asesor de contacto.
Se confirma que las novedades de Ingreso, Actualización y Retiro de descuentos, deben radicarse en los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, únicamente en medio físico ante la oficina de Atención al Ciudadano SAC de la Secretaría de Educación de Boyacá, adjuntando las Libranzas debidamente diligenciadas, firmadas y con huella, además el archivo plano TXT en medio magnético estructurado de acuerdo a la parametrización establecida. No se autoriza el envío por correo electrónico sin que se tenga la seguridad de haberlo efectuado antes en físico en el SAC.
La omisión de finalización de un crédito o inclusión en las novedades de un descuento que no haya sido puesto en conocimiento, es decir no radicado previamente, dará lugar a la suspensión del código, toda vez que de conformidad con el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo solamente nos es permitido descontar los montos legalmente establecidos y lo debidamente autorizado por el empleado evitando la aplicación del artículo 65 de la norma antes citada. La inclusión de una cuota no debida, está generando la retención indebida del salario del Servidor Público, independientemente que la entidad posteriormente le haga la devolución (Comunicado 11/02/2010).
Como la Secretaría de Educación de Boyacá da aplicabilidad al principio de la buena fe, cuando se presenten situaciones de libranzas ya aplicadas en la nómina frente a las que haya existido suplantación del Servidor Público en la información, firma o huella; se suspenderá el código de descuento restringiendo la apertura o inclusión de nuevos créditos o cuotas, hasta tanto exista fallo de la justicia ordinaria frente al caso (Comunicado 11/02/2010).
La Secretaría de Educación de Boyacá, se abstendrá de ingresar las novedades al Sistema de Información y Gestión de Recursos Humanos “Humano5”, que no cuenten con la copia original de la libranza y el archivo plano TXT correctamente estructurado.
Los documentos inicialmente solicitados para actualización, deben ser radicados en la oficina del Sistema de Atención al Ciudadano SAC de la Secretaría de Educación de Boyacá, carrera 10 No. 18-68 de la Ciudad de Tunja, a más tardar el día 15 de Julio del presente año.
