Cómo logró la Secretaría de Educación optimizar los tiempos de expedición de certificaciones

Con la voluntad de la presente Administración, el  Secretario y el respaldo del equipo responsable se alcanzó este cometido.  

Tunja, 4 de febrero de 2018. (OPGB). “Solo para citar un caso, las certificaciones laborales con salario para trámite ante embajadas, entidades financieras, de control y organismos judiciales que antes se tardaban hasta 10 días, ahora se expiden al día siguiente de la solicitud”, explicó el secretario de Educación de Boyacá, Juan Carlos Martínez Martín, al comentar el impacto que ha tenido en la sectorial, la unificación y fortalecimiento de la oficina de Historias Laborales, encargada de certificar a los docentes, directivos docentes y administrativos activos y retirados su historia laboral, salarios e información propia de su relación laboral.

Alcanzar que con el trabajo mancomunado se expidieran  estos documentos, en una sola dependencia optimizó la calidad de la información, minimizando inconsistencias y mejorando los tiempos de entrega de los mismos.

Según la líder de historias laborales de la Secretaría de Educación, Raquel Rátiva García, este logro se debe, además, a la decisión del gobernador de Boyacá, Carlos Andrés Amaya y el Secretario, que permitió esta fusión de procesos y del trabajo mancomunado de un grupo comprometido que, día a día, labora por alcanzar niveles de excelencia.

No ha sido una tarea fácil

Atender requerimientos contenidos en cerca de 45.000 historias laborales, de aproximadamente 10 mil funcionarios activos y 35 mil de personal retirado y salarios a partir de 1977, así como la expedición de copias simples y autenticadas no es una tarea fácil, si se tiene en cuenta que la información que hace posible esta actividad en la entidad, en más de un 50% se encuentra en medio físico, libros antiguos y archivos materiales, que datan de la creación de la entidad.

La Líder agregó, que se realiza en la oficina a su cargo, además, la expedición de certificaciones de aportes pensionales, autorización para retiro de cesantías a personal administrativo de todo el sector educativo, constancia laboral, y todas aquellas que se derivan de este archivo y de los sistemas de información con que se cuenta. Sin desconocer la responsabilidad compartida con los rectores de las instituciones educativas de los municipios no certificados, que tienen bajo custodia y manejo los archivos de las extintas pagadurías donde se procesaban las nóminas de pago, a quienes se debe requerir en muchas ocasiones.

Otro acierto fue la eliminación del pago de certificaciones, que solicitan los servidores públicos de la Secretaría de Educación de Boyacá, que fue sancionado por el gobernador de Boyacá, Carlos Andrés Amaya Rodríguez, de acuerdo con lo contemplado en el Nuevo Estatuto de Rentas del Departamento, que entró en vigencia mediante Ordenanza 30 del 29 de diciembre de 2017.

Las solicitudes de copias de los documentos que reposan en las historias laborales se atienden en la jornada de la tarde de lunes a jueves de 2 p.m. a 5 p.m. y los viernes de 9:00 a.m. a 12 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. en la ventanilla de Atención al Público de la dependencia. (Fin-Juan Diego Rodríguez Pardo/OPGB).

Oficina Asesora de Comunicaciones y Protocolo

Gobernación de Boyacá.