Circular No. 016 del 04 de Abril de 2018 de la Dirección Administrativa – Entrega de Informe Contable Primer Trimestre 2018 y orientaciones varias
Tunja, 4 de Abril de 2017
Para: Rectores y funcionarios de apoyo administrativo.
Asunto: Entrega de Informe Contable Primer Trimestre 2018 y orientaciones varias.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación adelantó el proceso de convergencia a Normas Internacionales de la información contable de cada una de las 254 Instituciones Educativas y por tanto se evidenciaran cambios en las cuentas del informe contable producto de la aplicación de las Resoluciones 533 de 2015 y 620 de 2015, por lo que a continuación se describen las plantillas a utilizar y el proceso generado:
- Se llevó a cabo saneamiento de cada una de las cuentas utilizadas por las Instituciones con respecto al informe físico presentado y el sistema CNT, dentro de lo que se encontraron cambios de saldos entre trimestres desde vigencias anteriores a 2017, para el caso de la vigencia anterior se evidenció que entre el segundo y el tercer trimestre se cometieron errores en el cargue de los saldos anteriores.
- Se creó una plantilla que evidencia el proceso de convergencia y la cual es publicada a través de un Link junto con ésta circular para que pueda ser consultada por cada una de las Instituciones, es simplemente informativa sobre el proceso adelantado, no tiene ninguna funcionalidad para presentación de información.
- El proceso de depuración de las cuentas y subcuentas del grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo no se abordó en el proceso tal como se había planteado en otras circulares debido a que no fue posible contar con la información de 2017 para completar los ajustes de dichas cuentas, por tanto este proceso se adelantará paulatinamente conforme se cuente con la información y se realizara de acuerdo a lo estipulado por la Contaduría General de la Nación para este tipo de ajustes que no se hicieron en el proceso de convergencia.
- Se adjunta el Link para descargar la plantilla de balance de prueba para el primer trimestre de 2018 con los saldos iniciales resultantes del proceso de convergencia, para el diligenciamiento del movimiento del periodo se recomienda tener en cuenta las indicaciones dadas en el video que se adjuntó a la plantilla del tercer trimestre de 2017 y se encuentra publicado en la página de la Secretaría, igualmente se adjunta la plantilla de conciliación bancaria para la cual se hacen las mismas recomendaciones y será nombrada así:
2018_01_municipio_dane_nombre institución educativa_04
Para la plantilla del balance favor no cambiar el nombre con el que va.
La Secretaría durante las siguientes semanas estará enviando las notas explicativas de los errores y ajustes encontrados para mayor claridad, en caso de que existan inquietudes que no sean aclaradas con estas les solicitamos hacer la consulta de manera clara y puntual sobre la cuenta o el valor que necesiten sea aclarado o en caso de no estar de acuerdo con el ajuste favor remitir nota explicativa y soportes lo cual deberá radicarse a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC), para el caso del proceso de convergencia y las nuevas cuentas producto de este las aclaraciones las podrá dar el contador externo contratado quien podrá dar las explicaciones necesarias, en caso de que dicho profesional se encuentre en desacuerdo con alguna cuenta del proceso deberán manifestarlo con las justificaciones necesarias a través de nota radicada en ésta Secretaría.
Conforme a lo anterior la información deberá ser radicada a partir del 11 al 13 de abril según cronograma adjunto, les solicitamos su comprensión con los tiempos y las fechas debido al volumen y lo dispendioso del proceso no pudo ser publicado con mayor anticipación.
Los anexos que deben radicar con el balance son los siguientes:
- Extractos del trimestre (Enero – Febrero – Marzo) nombrados de la forma que se han venido requiriendo desde la vigencia anterior, los cuales deben ser legibles.
- Acuerdos presupuestales modificatorios realizados durante el trimestre y que no hayan sido enviados a la Secretaría.
- Formato SIFSE diligenciado en el Excel del Ministerio de Educación, para el primer trimestre de 2018.
- Relación de ingresos y gastos de enero a marzo en el formato determinado por ésta entidad.
Se les recuerda que cada uno de los documentos deben venir nombrados en la estructura dada por la Secretaría, los documentos deben venir completos y en los formatos requeridos, las plantillas no pueden ser modificadas, esto teniendo en cuenta que dicha documentación será remitida a la Contraloría General de Boyacá y no serán solicitados de nuevo toda vez que es responsabilidad de los rectores y auxiliares administrativos, así mismo se recuerda que todas las plantillas deben ser descargadas y trabajadas en versiones de office 2010 y superiores esto para que no se alteren las características de las mismas y se pierdan funciones necesarias para cálculo.
Con posterioridad se enviaran las plantillas de ejecución de ingresos y gastos para la vigencia 2018 y se darán las indicaciones correspondientes.
