Circular No. 030 del 29 de Junio de 2018 de la Dirección Administrativa – Entrega de Informe Contable Segundo Trimestre 2018 y otros
Tunja, 29 de Junio de 2018
Para: RECTORES Y FUNCIONARIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
Asunto: Entrega de Informe Contable Segundo Trimestre 2018 y otros
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación se permiten establecer los plazos y lineamientos generales para la presentación de la información contable correspondiente al periodo abril a junio de 2018 de la siguiente manera:
1. Corte del trimestre a 30 de JUNIO de 2018.
2. La radicación se llevará a cabo según programación adjunta a la presente circular del seis (6) al nueve (9) de julio del presente año.
3. Se adjunta el Link para descargar la plantilla de balance de prueba para el segundo trimestre de 2018 con los saldos iníciales, para el diligenciamiento del movimiento del periodo se recomienda tener en cuenta las indicaciones dadas en el video que se adjuntó a la plantilla del tercer trimestre de 2017 y se encuentra publicado en la página de la Secretaría, favor no cambiar el nombre con el que se publica.
4. Igualmente se adjunta la plantilla de conciliación bancaria para la cual se hacen las mismas recomendaciones y será nombrada así 2018_02_municipio_dane_nombre institución educativa_04.
5. Las plantillas de ejecución presupuestal deberán ser radicadas en las mismas fechas establecidas en el cronograma adjunto y se podrán descargar en link publicado con ésta circular, las cuales llevan los saldos según la información presentada para el primer trimestre, para aquellas Instituciones que no radicaron las plantillas de dicho trimestre encontraran los saldos de apropiación del presupuesto y deberán realizar el movimiento en dicho trimestre con el fin de que el acumulado subsane lo anterior, una vez revisada la información las siguientes Instituciones no presentaron las plantillas y registran información en informe contable y relación de ingresos y/o gastos por tanto debían presentar las ejecuciones del primer trimestre:
| MUNICIPIO | INSTITUCION EDUCATIVA | OBSERVACION |
| BERBEO | IE CAMPO ELIAS CORTES | |
| BETEITIVA | IE NUESTRA SEÑORA DE LA O | |
| BETEITIVA | IE SANTA RITA DE CASIA | |
| CHINAVITA | IE JUAN DE JESUS ACEVEDO | |
| CHIQUIZA | IE SAN PEDRO CLAVER | |
| CHISCAS | IE TECNICO AGROPECUARIO | |
| COPER | IE SAN MIGUEL | |
| COVARACHIA | IE SAN LUIS BELTRAN | |
| CUBARA | IE TECNICA NACIONALIZADA PABLO VI | |
| CUITIVA | IE SANTO DOMINGO SAVIO | |
| EL ESPINO | IE EL ESPINO | |
| GARAGOA | IE MARCO AURELIO BERNAL | |
| MONGUA | IE TUNJUELO | |
| MONGUI | IE JOSE ACEVEDO YGOMEZ | |
| MONGUI | IE TECNICA | |
| MONIQUIRA | IE MARCO FIDEL SUAREZ | |
| MUZO | IE SAN MARCOS | ARCHIVO DAÑADO |
| OICATA | IE NICOLAS CUERVO Y ROJAS | |
| PAIPA | IE EL ROSARIO | |
| PAUNA | IE DESARROLLO TECNOLOGICO AGROPECUARIO | |
| PISBA | IE RAMON BARRRANTES | |
| PUERTO BOYACA | IE ANTONIA SANTOS | |
| QUIPAMA | IE NUESTRA SEÑORA DE LA PAZ | |
| SAN JOSE DE PARE | IE HORIZONTES | |
| SAN MATEO | IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR | |
| SATIVANORTE | IE NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO | |
| SOATA | IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR LA PRESENTACION | |
| SOCHA | IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR | |
| SORACA | IE SIMON BOLIVAR | |
| TENZA | IE TEC JOSE GABRIEL CARVAJAL GARCIA | |
| TIBASOSA | IE ROBERTO FRANCO ISAZA | |
| TIBASOSA | IE TECNICO INDUSTRIAL | |
| TIBASOSA | IE JORGE CLEMENTE PALACIOS | |
| TINJACA | IE MARIANO OSPINA PEREZ | |
| TIPACOQUE | IE LUCAS CABALLERO CALDERON | |
| TOCA | IE PLINIO MENDOZA NEIRA | PLANTILLAS DAÑADAS |
| TOPAGA | IE VADO CASTRO | |
| VENTAQUEMADA | IE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER |
6. A la fecha existen cuatro (4) Instituciones Educativas que no han cumplido con la responsabilidad de remitir copia del acuerdo de presupuesto inicial el cual fue requerido con la circular 032 del 3 de noviembre de 2017 y se reiteró con comunicado del 18 de abril de 2018, por lo anterior se reitera la necesidad de remitir dicho documento y se les informa que por dicho incumplimiento serán remitidos a la oficina de control interno.
| Paipa | I.E. AGROPECUARIA DE PALERMO |
| Sáchica | I.E. NUEVA GENERACION |
| Tutazá | I.E. PIO MORANTES |
| Umbita | I.E. SAN ISIDRO |
Los anexos que deben radicar con el balance son los siguientes:
- Extractos del trimestre (Abril – Mayo – Junio) nombrados de la forma que se han venido requiriendo desde la vigencia anterior, los cuales deben ser legibles.
- Acuerdos presupuestales modificatorios realizados durante el trimestre y que no hayan sido enviados a la Secretaría.
- Formato SIFSE diligenciado en el Excel del Ministerio de Educación, para el segundo trimestre de 2018.
- Relación de ingresos y gastos de abril a junio en el formato determinado por ésta entidad.
Se les recuerda que cada uno de los documentos deben venir nombrados en la estructura dada por la Secretaría, los documentos deben venir completos y en los formatos requeridos, las plantillas no pueden ser modificadas, esto teniendo en cuenta que dicha documentación será remitida a la Contraloría General de Boyacá y no serán solicitados de nuevo toda vez que es responsabilidad de los rectores y auxiliares administrativos, así mismo se recuerda que todas las plantillas deben ser descargadas y trabajadas en versiones de office 2010 y superiores esto para que no se alteren las características de las mismas y se pierdan funciones necesarias para calculo.
Anexos:
- Anexo1: Balances Segundo Trimestre
- Anexo2: Ejecución Presupuestal Segundo Trimestre
- Anexo3: Conciliación Bancaria