Circular No. 099 del 04 de Septiembre de 2018 – Actualización datos de identificación estudiantes matriculados en SIMAT
Tunja, 04 de septiembre de 2018
Para: Rectores y personal administrativo responsable del reporte de información en el simat en las instituciones educativas de los municipios no certificados del departamento.
De: Secretaría de Educación de Boyacá.
Asunto: Actualización datos de identificación estudiantes matriculados en SIMAT.
Dentro de los procesos de revisión de la información registrada por las instituciones educativas en SIMAT, se evidencia que se ha avanzado en el proceso de verificación y actualización de la información de la población atendida, pero que aún se siguen presentando inconsistencias principalmente en los DOCUMENTOS DE IDENTIDAD de los estudiantes, situación que está generando dificultades al realizar cruces con las bases de datos nacionales, como la Registraduría Nacional del Estado Civil, Programa más Familias en Acción y adicionalmente en el proceso de registro de estudiantes en otras plataformas como Afiliación ARL, Pruebas SABER, etc.
Específicamente al realizar el cruce de de matrícula registrada en SIMAT corte junio de 2017 con la base de datos del Programa Más Familias en Acción – MFA, el resultado arrojó que en Boyacá se presentan 20.105 niños, niñas y adolescentes (NNA) que pertenecen al Programa MFA que no están escolarizados, situación que es bastante preocupante.
Por tal razón se procedió a realizar un pilotaje en un municipio con el fin de identificar y analizar los factores que inciden en la diferencia de información entre los sistemas SIMAT – SIFA, encontrando que la mayoría de estas inconsistencias obedecen a problemas de mal registro de los datos de identificación en alguno de estos sistemas.
Por lo anterior y en cumplimiento de lo establecido en los artículos 6° de la Resolución 7797 de 2015, numeral 2. “Garantizar la calidad y veracidad de la información en el SIMAT y SIMPADE” y 7. “Actualizar la información personal del alumno con base en los documentos entregados por el padre de familiar y/acudiente o el estudiante, en el SIMAT”, nuevamente se solicita realizar procesos de revisión y depuración de la información de los estudiantes matriculados en SIMAT, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
1. Documentos de identidad (tipo, número y lugar de expedición)
- Los tipos de documento validados por la Registraduría Nacional del Estado Civil son REGISTRO CIVIL, TARJETA DE IDENTIDAD y CÉDULA DE CIUDADANÍA.
- Adicionalmente es válido utilizar CÉDULA DE EXTRANJERÍA para estudiantes nacidos en el exterior y CERTIFICADO DE CABILDO expedido para la población étnica que aún no ha tramitado su documento ante la Registraduría.
- No es correcto ni válido que hayan estudiantes registrados con documentos de identidad tipo NUIP, NIP ni NES.
- Dado que el REGISTRO CIVIL de un menor contiene 2 números, se precisa que el número válido a utilizar en el sistema es el NUIP, no el Indicativo Serial.
- Los niños mayores de 7 años que aparecen registrados aún con REGISTRO CIVIL, deben actualizarse a TARJETA DE IDENTIDAD.
- Los mayores de 18 años, que aún están registrados con TARJETA DE IDENTIDAD y hasta con REGISTRO CIVIL, deben actualizarse a CÉDULA DE CIUDADANÍA.
2. Apellidos-Nombres y Fecha de Nacimiento
Todos los estudiantes deben estar registrados en SIMAT, garantizando que los nombres, apellidos y fecha de nacimiento aparezcan tal como están en el documento de identidad.
3. Registro de Novedades
Se reitera lo establecido en la Resolución 003480 del 05 de mayo de 2017, artículo 6°, numeral 7. NOVEDADES DE MATRÍCULA “Las Instituciones Educativas registrarán permanentemente las variaciones o cambios que se presenten en la información de matrícula (retiros, traslados, registro de estudiantes, actualización de la información básica del estudiante y estrategias de permanencia), en el SIMAT”, para lo cual el sistema está dispuesto durante toda la vigencia.
Finalmente y con el fin de dar cabal cumplimiento al reporte oportuno y de calidad de la población atendida y registrada en SIMAT, les invitamos a continuar adelantando estrategias de seguimiento permanente a la información consignada en el sistema.
