Circular No. 038 del 25 de septiembre de 2018 de la Dirección Administrativa – Entrega de informe contable tercer trimestre 2018 y otros
Fecha: Tunja, 25 de septiembre de 2018
Para: Rectores y funcionarios de apoyo administrativo.
Asunto: Entrega de informe contable tercer trimestre 2018 y otros.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para presentación de información contable de entidades de carácter público, la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación se permiten dar a conocer los plazos y lineamientos generales para la presentación de la información contable correspondiente al tercer trimestre de 2018 (Julio a Septiembre) de la siguiente manera:
- Corte del trimestre a 30 de Septiembre de 2018.
- La radicación se llevará a cabo según programación adjunta a la presente circular del Diez (10) al Doce (12) de Octubre de 2018.
- El día 28 de septiembre de 2018 será publicado mediante comunicado el link para descargar la plantilla de balance de prueba para el tercer trimestre de 2018 con los saldos iníciales, para el diligenciamiento del movimiento del periodo se recomienda tener en cuenta las indicaciones dadas en el video que se adjuntó a la plantilla del tercer trimestre de 2017 y se encuentra publicado en la página de la Secretaría, favor no cambiar el nombre con el que se publica.
- Plantilla de conciliación bancaria para la cual se hacen las mismas recomendaciones del balance de prueba y deberá ser nombrada así “2018_03_municipio_dane_nombre institución educativa_04”, es necesario recordar que desde el trimestre anterior se modificó ésta plantilla y por tanto se adjuntó a la circular 030 del 29 de junio de 2018, por lo que debe ser descargada dicha versión y tener en cuenta las modificaciones hechas al formato.
- Las plantillas de ejecución presupuestal deberán ser radicadas en las mismas fechas establecidas en el cronograma adjunto y se podrán descargar en link publicado mediante comunicado del día 28 de septiembre de 2018, las cuales llevan los saldos según la información presentada para el segundo trimestre, para aquellas Instituciones que no radicaron las plantillas del anterior trimestre encontraran los saldos del primero y deberán realizar el movimiento acumulado para subsanar lo anterior.
Los anexos que deben radicar con el balance son los siguientes:
- Extractos del trimestre (Julio, Agosto, Septiembre) nombrados de la forma que se han venido requiriendo desde la vigencia anterior, los cuales deben ser legibles, en formato pdf.
- Acuerdos presupuestales modificatorios realizados durante el trimestre y que no hayan sido enviados a la Secretaría.
- Formato SIFSE diligenciado en el Excel del Ministerio de Educación, para el tercer trimestre de 2018.
- Relación de ingresos y gastos acumulado de enero a septiembre en el formato determinado por ésta entidad.
Durante la revisión de la información radicada para los trimestres anteriores se han venido evidenciando algunos errores comunes en el registro de cifras en los distintos formatos, los cuales nombramos a continuación con el fin de que sean tenidos en cuenta para el informe del tercer trimestre y no se incurra de nuevo en estos, así:
- No se tiene en cuenta el principio de causación o devengo según Normas Internacionales, es decir que no se registran las operaciones contables completas o determinando el momento en que se produce el hecho económico.
- La conciliación bancaria no se está realizando en una sola plantilla, independientemente del número de cuentas bancarias que se tengan.
- Las cifras que se registran en los formatos de ejecución presupuestal, plantilla de ingresos y gastos y el balance de prueba deben ser coherentes, en varios casos se evidencia que difieren entre ellos.
- Cuando se registra en la ejecución presupuestal la adición de recursos de balance se lleva a la casilla de adición y erróneamente también a la de recaudo del trimestre.
Se les recuerda que cada uno de los documentos deben venir nombrados en la estructura dada por la Secretaría, los documentos deben ser enviados completos y en los formatos requeridos, las plantillas no pueden ser modificadas, esto teniendo en cuenta que dicha documentación será remitida a la Contraloría General de Boyacá y no serán solicitados de nuevo toda vez que es responsabilidad de los rectores y auxiliares administrativos, así mismo se recuerda que todas las plantillas deben ser descargadas y trabajadas en versiones de office 2010 y superiores esto para que no se alteren las características de las mismas y se pierdan funciones necesarias para cálculo.
