Circular No. 054 del 13 de julio de 2020 de despacho – Diligenciamiento encuesta FFIE para la legalización de predios y el diagnóstico de la infraestructura educativa

Tunja, 13 de julio de 2020

Para: Alcaldes, secretarios de planeación y rectores (as) de instituciones educativas oficiales de los 120 municipios no certificados de Boyacá.

De: Secretaría de Educación de Boyacá.

Asunto: Diligenciamiento encuesta FFIE para la legalización de predios y el diagnóstico de la infraestructura educativa.

Reciban un cordial saludo del Gobierno Departamental, deseando los mejores éxitos en sus labores y reiterando nuestro agradecimiento por su buena disposición y la de sus equipos de trabajo. En estos momentos de dificultad sacar lo mejor de nosotros marca la diferencia.

Con el propósito de realizar la consolidación de la información necesaria sobre el contexto y titularidad de los predios de las instituciones Educativas Oficiales, el Ministerio de Educación se encuentra adelantando la estrategia de asistencia técnica para la legalización de los predios donde operan instituciones educativas, cuyo objetivo es identificar rutas de procesos para la legalización de predios y así poder recibir los beneficios y ayudas del Estado. En tal virtud, para la consecución de tales fines, se hace necesaria la articulación entre el Departamento-Secretaría de Educación, los Municipios y las instituciones educativas.

Desde la Gobernación de Boyacá – Secretaría de Educación, continuamente se aúnan esfuerzos, para lograr el saneamiento de la propiedad en los predios de las instituciones educativas. Como resultado de ello, algunas instituciones educativas y municipios no certificados poseen mayor claridad sobre el estado de titularidad de los predios y sobre la existencia de los documentos jurídicos necesarios para el efecto.

Para continuar este propósito requerimos del trabajo en equipo entre las oficinas de planeación municipales y los rectores de las instituciones educativas oficiales, para el diligenciamiento de la Encuesta del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa –FFIE, la cual constituirá un diagnóstico y una hoja de ruta para emprender el proceso que en cada caso corresponda.

El diligenciamiento de la encuesta tiene como finalidad principal, la consolidación de la información necesaria sobre el contexto y titularidad de los predios de las instituciones Educativas Oficiales, con miras a permitir que en el futuro se puedan dar proyectos de inversión, pues, al no encontrarse legalizados los predios, no es posible que el Estado efectúe inversión alguna.

Dadas las condiciones que anteceden y la necesidad del trabajo armónico, el equipo de la Secretaría de Educación de Boyacá pone a disposición de los Municipios un acompañamiento permanente para el diligenciamiento de encuesta, y para lo anterior dispone las siguientes indicaciones respecto de la misma: 

1. Generalidades de la encuesta

Dado que la gran mayoría de la información solicitada en la encuesta, es de conocimiento o fácil consecución de las Alcaldías a través de las oficinas de planeación, se requiere de un trabajo armónico para que, desde allí, se adelante el diligenciamiento del formato dispuesto por el MEN, en coordinación con el Rector de la respectiva Institución Educativa.

Ello, como quiera que son estas dependencias quienes expiden algunos documentos requeridos y pueden brindar su concepto técnico sobre las condiciones de la infraestructura actual de las sedes de los Instituciones Educativas de su jurisdicción.

En tal sentido, se precisa que la Encuesta del FFIE está compuesta por dos (02) secciones, así:

  • La primera, requiere información que reposa en las oficinas de planeación como la dispuesta en el Plan de Ordenamiento Territorial o Esquemas de Ordenamiento Territorial, conceptos de uso de suelo o licencias de urbanización, entre otros. Así mismo, en caso de no expedirlos o poseerlos son del manejo común de estas oficinas, por lo que son de fácil lectura para sus integrantes tales como certificado catastral, la escritura pública o los certificados de tradición y libertad ante otras entidades.
  • La segunda sección requiere una inspección física de las sedes de las Instituciones Educativas, por lo que las oficinas de planeación con acompañamiento a los (las) rectores (as) son los (las) llamados a elaborar el diagnóstico sobre las condiciones y calidades de la infraestructura actual. 

2. Diligenciamiento de la Encuesta

El funcionario responsable del diligenciamiento de la encuesta por cada sede será el Secretario de Planeación del municipio no certificado (o quien haga sus veces) con el apoyo del Rector de la Institución Educativa, funcionario que deberá ponerse en contacto con la alcaldía y la oficina de planeación para coordinar el acompañamiento. Para tal efecto, deberán tener en cuenta que:

  • Se debe realizar el diligenciamiento de las dos secciones de la encuesta por cada sede de las instituciones educativas oficiales de Boyacá. Dichas secciones de la encuesta se pueden descargar en formato PDF de los siguientes enlaces Sección 1 y Sección 2.
  • La encuesta se debe diligenciar en la aplicación de PDF, utilizando la opción firmar de la aplicación Acrobat Reader. Se invita a tener previamente impresa la encuesta para utilizarla como borrador y para el diligenciamiento en campo. El equipo de la Secretaría de Educación prestará asesoría y acompañamiento permanente en el diligenciamiento de la encuesta.
  • Previo al diligenciamiento de la encuesta se recomienda obtener con tiempo los documentos mencionados en el link de referencias, algunos son expedidos por las mismas oficinas de planeación.
  • Adicionalmente, se informa que la expedición de los Certificados de Tradición y Libertad debe ser menor a tres meses para tener acceso a la información actualizada de los predios.
  • En el enlace antes mencionado (referencias) se podrá encontrar una orientación general sobre dónde se obtienen los documentos, la información relevante de cada documento y dónde ubicarla dentro de este.
  • Así mismo para orientarse en la terminología usada en la encuesta se invita a revisar el Glosario. 

3. Fecha límite de envío de la encuesta y documentos que la deben acompañar.

El envío de la sección 1 y la sección 2 de la Encuesta FFIE deberá realizarse desde el correo de las instituciones educativas a más tardar el 30 de julio de 2020 al correo legalizacionpredios@sedboyaca.gov.co  anexando copia legible de los documentos de escrituras, certificado catastral, certificado de tradición y libertad, concepto de uso de suelo y licencias que se hayan encontrado, y demás que resulten pertinentes.

Al realizar el envío de la información al correo electrónico denominar:

  • El Asunto como Encuesta FFIE – Nombre de Institución Educativa – Nombre de la Sede o del predio- SED Boyacá. (Ejm: Encuesta FFIE – I.E. Salamanca – Sede Alto del Aire – SED Boyacá).
  • A los formatos PDF de las encuestas como: Sección (Número). Nombre de la IE. Sede. Boyacá (Ejm: Sección 1. IE Salamanca. Sede Alto del Aire. Boyacá).

4. Acompañamiento y asesoría por la Secretaría de Educación

La Secretaría de Educación de Boyacá, agradece de antemano la gestión por las instituciones educativas y las oficinas de planeación, y se compromete a acompañarlas en todo el proceso de diligenciamiento en las líneas telefónicas 3227399884 – 3232475878 y por medio del correo electrónico legalizacionpredios@sedboyaca.gov.co

Adicionalmente, el Ministerio de Educación Nacional estableció un contacto directo con el FFIE, por si desean hacer uso de este canal de información  cuando existan dudas sobre el alcance a las preguntas del formulario, al cual podrá ingresar en el siguiente enlace.

Se aconseja al realizar una consulta, ya sea al correo electrónico de la secretaría o al canal electrónico del FFIE, identificarse con nombre y apellido, correo, teléfono e institución educativa o entidad a la que representa, siempre resaltando el número de pregunta del formulario sobre la cual tiene incertidumbre.

Agradecemos las acciones que día a día los municipios e instituciones educativas realizan para mitigar el avance del COVID-19 pero hoy, nuevamente, necesitamos de su trabajo mancomunado para avanzar en la inversión en infraestructura educativa y en la protección a la vida en nuestro departamento.

Descargar circular flecha-que-representa-una-descarga_318-481-e1463164013751

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