Circular No. 075 del 15 de septiembre de 2020 de despacho – Procedimiento para la realización virtual de auditoria de matricula año 2020
Tunja, 15 de septiembre de 2020
Para: Directores (as) de núcleo de las Unidades Educativas Provinciales y rectores (as) de las instituciones educativas oficiales de los 120 municipios no certificados de Boyacá.
De: Secretaria de Educación de Boyacá.
Asunto: Procedimiento para la realización virtual de auditoria de matricula año 2020 en las 254 IE oficiales de la ETC.
Reciban un cordial saludo. Les deseamos de todo corazón que estén bien junto a sus familias. Cuidense del COVID-19 y no olvidemos cuidar nuestra salud física y mental. Es vital.
La Secretaría de Educación de Boyacá, dando cumplimiento a lo establecido en la resolución 07797 de 2015 expedida por el MEN, mediante la cual se dan las orientaciones y lineamientos a las ETC en Educación para la adopción del proceso para la gestión de la cobertura educativa (PGCE), expidió y publicó la Resolución 03225 del 30 de abril de 2019 mediante la cual, se adoptó el mencionado proceso (PGCE), y el artículo noveno (9) del mencionado acto administrativo estableció que “las Instituciones Educativas deben establecer y realizar procesos de auditorías internas por semestre, que les permita verificar y actualizar la información de matrícula registrada en SIMAT”.
La Secretaría de Educación realizará auditorías a la ejecución de la gestión de matrícula en las IEO, con el fin de analizar su comportamiento, detectar las inconsistencias y las mejoras, lo que permitirá mantener un enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo.
Acorde con lo expuesto anteriormente la Subdirección de Cobertura Educativa y Ruralidad procedió inicialmente a elaborar el plan de auditoría de matrícula para una muestra significativa de Establecimientos Educativos equivalente al 25% de las IEO ubicadas en el 100% de las Provincias que conforman la jurisdicción del Departamento, proceso a realizar con presencia de las unidades educativas provinciales en las IEO focalizadas.
Ante la declaratoria de emergencia sanitaria por COVID 19 por parte del Gobierno Nacional a través del Ministerio de Salud y Protección Social y las medidas de aislamiento obligatorio e inteligente adoptado y ante la imposibilidad de garantizar el desplazamiento de los Integrantes de las Unidades Educativas Provinciales a Instituciones Educativas, se hizo necesario ajustar el plan de auditoría de matrícula a las condiciones actuales de prestación del servicio educativo, movilidad y edad de los integrantes de las unidades educativas provinciales. Por tanto se realizará una auditoría virtual Interna de matrícula en las 254 Instituciones Educativas que funcionan en los 120 municipios no certificados del departamento.
Dicha auditoria la realizará el (la) rector (a), con apoyo del auxiliar administrativo y demás personas responsables del proceso de matrícula y actualización del sistema integrado de matrícula SIMAT o apoyarse en un comité de auditoría conformado por las personas responsables del proceso de actualización de novedades, teniendo en cuenta lo siguiente:
- Verificar en los archivos físicos y magnéticos y formatos entregados por la Secretaría de Educación de Boyacá, la información registrada y faltante en SIMAT:
- Alumnos registrados dos o más veces en SIMAT (Repetidos)
- Estudiantes en estado matriculados en la Institución Educativa y atendidos normalmente sin registrar en SIMAT
- Alumnos registrados en SIMAT sin evidencias documentales en la institución Educativa
- Estudiantes registrados en SIMAT con errores en los nombres
- Estudiantes registrados en SIMAT con Número de documento de identidad no válido
- Estudiantes registrados en SIMAT con errores en la Dirección de Residencia
- Revisión del tipo de discapacidad registrada en SIMAT
- Revisión de estudiantes registrados en SIMAT con Capacidades excepcionales
- Revisión de estudiantes registrados en SIMAT como usuarios del Plan de alimentación Escolar, Transporte Escolar, Beneficiarios de Kit escolares, Uniformes
- Revisión de estudiantes pertenecientes a población vulnerable (Victimas del conflicto armado, desplazados, reinsertados y Sistema de responsabilidad Penal para adolescentes)
- Estudiantes pertenecientes a Etnias, afro descendientes y con diversidad de género
- Las auditorias virtuales se realizarán a las sedes Educativas de cada Institución en los niveles y ciclos que se ofrezcan, diligenciando los siguientes documentos:
- Formato A. Verificación de asistencia en visita virtual
- Listado de chequeo del tipo de discapacidades
- Listado de chequeo a desertores
- Listado de chequeo de capacidades excepcionales
- Listado de chequeo del municipio de residencia
- Horarios de jornada académica, laboral y de Jornada única
- Los rectores deben legalizar con los líderes de las Unidades Educativas Provinciales los formatos diligenciados
- Plan de Auditoría
- Consolidado de inconsistencias encontradas y plan de mejoramiento
- Informe de Auditoría
- Los rectores deben enviar a la UEP el consolidado del proceso de auditoría Interna Virtual, junto con el plan de auditoria, Consolidado de Inconsistencias e informe de auditoría por medio virtual y/o Físico dependiendo de las circunstancias generadas por la Emergencia Sanitaria por causa del Virus COVID 19
- Las Unidades Educativas provinciales con el apoyo de la Profesional Enlace SIMAT – Ministerio de Educación Nacional deben realizar acompañamiento, seguimiento y evaluación a las Instituciones Educativas, para lograr superar las inconsistencias encontradas y establecidas en el plan de mejoramiento.
La auditoría de matrícula interna se realizará acorde con el número de Instituciones Educativas ubicadas por provincia
| PROVINCIAS | NRO INSTITUCIONES |
| OCCIDENTE | 41 |
| RICAURTE | 25 |
| NORTE | 15 |
| GUTIÉRREZ | 11 |
| CENTRO | 32 |
| PUERTO BOYACÁ | 10 |
| LENGUPÁ | 9 |
| ORIENTE | 12 |
| NEIRA | 10 |
| SUGAMUXI | 25 |
| LA LIBERTAD | 5 |
| CUBARÁ | 1 |
| TUNDAMA | 18 |
| MÁRQUEZ | 23 |
| VALDERRAMA | 17 |
CRONOGRAMA
- El proceso de auditoría interna de matrícula se realizará entre el 21 de septiembre y el 21 de octubre de 2020. Reuniones virtuales para la realización de las actividades descritas en los numerales 1, 2, 3 y 4 de la presente circular.
- Octubre 20 al 26: Consolidación de la información recolectada mediante los instrumentos aplicados en las Instituciones Educativas en reuniones virtuales y Formatos entregados por rectores(as) y Unidades Educativas Provinciales a través de los correos electrónicos Institucionales
- La Unidades Educativas Provinciales UEP Verificarán en SIMAT la realización de ajustes de novedades pactadas con los rectores de Instituciones Educativas
RECURSOS
- Humanos:
- Directores de Núcleo integrantes de las Unidades Educativas provinciales.
- Rectores, coordinadores y administrativos encargados de operar el sistema SIMAT.
RESPONSABLES
Dirección Técnico Pedagógica, Unidades Educativas Provinciales e Integrantes del Equipo de Cobertura de la Secretaría de Educación
INSTRUMENTOS
Instrumentos a consolidar:
- Formato Anexo 1 (ED-F-C05.01.F01). Plan de Auditoria.
- Formato Anexo 2 (ED-F-C05.01.F02).Consolidado de inconsistencias encontradas y plan de mejoramiento.
- Formato Anexo 3(ED-F-C05.01.F03). Informe de Auditoría.
Agradeciendo el apoyo a tan importante proceso, el cual es la base de la óptima organización de la prestación del servicio educativo en 2021, me despido de ustedes recordándoles que:
La educación es el camino,
