Circular No. 046 del 09 de mayo de 2017 – Sobre las Incapacidades Médicas, Licencias, Remuneradas y otras Situaciones Administrativas

Tunja, 9 de Mayo de 2017

Para: Rectores de las Instituciones Educativas ubicadas en los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá, e igualmente para la comunidad educativa en general.

Asunto: Sobre las Incapacidades Médicas, Licencias, Remuneradas y otras Situaciones Administrativas.

Teniendo en cuenta las circunstancias que se han venido presentando, se hace necesario volver a reiterar en el contenido de la Circular Informativa No. 18 del 6 de mayo de 2016, relacionada con el manejo de las diferentes novedades, y para el presente caso, de manera especial, aquellas que tienen que ver con el trámite de las INCAPACIDADES, LICENCIAS, REUBICACIONES, entre otras y su efecto en la prestación del servicio educativo.

Describimos a continuación las diferentes situaciones administrativas y su trámite ante la Secretaría de Educación:

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DE PLANTA DE PERSONAL

Las situaciones administrativas que se relacionan a continuación, deben ser tramitadas o radicadas a través del SAC, de manera inmediata al momento en que ocurran, con destino la oficina de GESTIÓN DE PERSONAL, instancia responsable de su legalización e impacto en el Sistema de Información Humano 5, base para la generación de la información laboral, salarial y prestacional; la no presentación en esta instancia, no permitirá realizar los impactos correspondientes, frente a lo cual los Rectores y Docentes asumirán las consecuencias respectivas.

De igual manera, en el caso de algunas de estas situaciones, la remisión de la información y certificaciones respectivas, le permitirá a la administración efectuar los trámites que conduzcan a la atención de las necesidades educativas que estas generan.

Las situaciones administrativas Institucionales, que deben ser enviadas a la Oficina de GESTIÓN DE PERSONAL, en el momento inmediato en que se presentan, son las siguientes:

  • ACTOS ADMINISTRATIVOS (RESOLUCIONES) SOBRE REUBICACIÓN de docentes entre sedes del mismo plantel o cambios en el área asignada (estatuto 2277), deben ser formalizados mediante Acto Administrativo (Resolución), copia del mismo de manera inmediata debe ser presentado en la Secretaría de Educación de Boyacá para su actualización en el Sistema de Información Humano 5, base para la generación de su historia laboral y asignación salarial y prestacional.  El tratamiento de este trámite debe ser individual, para asumirlo de esta manera en el respectivo registro en el Sistema Humano. La no realización de este trámite implica, posiblemente, una ubicación laboral errada, con el reconocimiento de factores salariales que NO CORRESPONDEN, incurriéndose en detrimento patrimonial, con las implicaciones legales, disciplinarias, fiscales y penales para quienes las propician, en este caso el Rector del Plantel.  Es de advertir que sobre las situaciones TEMPORALES no puede ocurrir ningún cambio, lo cual implica que los posibles reemplazos que generen deben ser ubicados en el mismo lugar del titular.

La formalización de la asignación académica a nivel Institucional, de todos los docentes, que realizan comenzando el año académico, es un proceso global diferente y el Acto Administrativo que envían a la Secretaría de Educación de Boyacá tiene como destino la oficina de Cobertura Educativa, con tratamiento independiente y con un propósito diferente al mencionado en el párrafo anterior.

  • ACTAS DE PRESENTACIÓN E INICIACIÓN DE LABORES: En cada oportunidad que ocurra la llegada de un nuevo funcionario (Directivo Docente, Docente o administrativo), se debe producir un Acta de Presentación e Iniciación Laboral, la cual debe indicar el área, lugar asignado y fecha de inicio laboral, documento que debe ser enviado de manera inmediata a la oficina de Gestión de Personal, éste será el que determine la inclusión en el sistema de información a dicho funcionario, habilitando su historia laboral y los reconocimientos salariales respectivos. Todo docente del estatuto 1278 y nombramiento provisional, debe ser asignado al área en la cual es nombrado, atendiendo un mínimo de 12 horas en ésta. Este documento deberá ser radicado a través del SAC directamente o desde la Institución Educativa.
  • PAZ Y SALVOS: En todos los casos, cuando finalice la actividad laboral de un funcionario en la Institución Educativa (retiro del servicio, traslado o ubicación temporal en otra Institución), surge la necesidad de Certificar el momento hasta el cual labora e igualmente la entrega de los elementos y procesos a su cargo, con esta información igualmente se procede a actualizar el Sistema de Información Humano 5; la no entrega de este documento puede generar la continuidad de las obligaciones de la Secretaría con dichos funcionarios, ocasionando detrimento en los recursos públicos, con las implicaciones en quienes tienen la obligación de expedir dicha certificación.
  • INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD: Sobre este particular inicialmente es necesario mencionar la responsabilidad legal que les asiste a los Rectores, en el conocimiento y trámite de las certificaciones respectivas, con las cuales la Secretaría de Educación podrá formalizar mediante Acto Administrativo (Resolución) la situación del docente y proceder al cubrimiento de estas necesidades educativas.

La Ley 715 de 2001, en el artículo 10, entre otros, estipula como función de los Rectores, las siguientes:

 “10.6. Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la secretaría de educación distrital municipal, departamental o quien haga sus veces.

10.7. Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los permisos.

10.13. Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos”.

De igual manera, el Decreto No. 1278 de 2002, en su artículo 6, sobre los Directivos, estipula una  “responsabilidad directa sobre el personal docente, directivo docente a su cargo…”

En tal sentido, se reitera en la necesidad de radicar la Certificación de la incapacidad por enfermedad, emitida por la EPS a la que se encuentra afiliado, docentes (Colombiana de Salud) y funcionarios administrativos (Cafesalud, Coomeva, Famisanar, Sanitas, etc), de manera inmediata, para poder legalizar su situación administrativa y de ser necesario cubrir la necesidad que se genera, sin este documento no es factible realizar este procedimiento.

  • LICENCIA POR MATERNIDAD: Se debe radicar Certificación de la licencia de maternidad emitida por la EPS a la que se encuentra afiliado, docentes (Colombiana de Salud) funcionarias administrativas (Cafesalud, Coomeva, Famisanar, Sanitas, etc) en la rectoría del plantel, con lo cual se justificará de manera inicial su ausencia, instancia que a su vez de manera inmediata enviará dicho documento a la Secretaría de Educación para su legalización y el trámite del remplazo respectivo.
  • LICENCIA DEPORTIVA: Su referente lo constituye el Decreto No. 0592 del 5 de mayo de 1992, del departamento de Boyacá, el cual menciona en su artículo segundo, sobre el personal seleccionado y en el artículo tercero describe que “será necesario que la Junta Administradora de Deportes de Boyacá, dirija comunicación sobre el hecho de la escogencia con indicación del tiempo requerido para asistir al evento”, en tal sentido se hace alusión al papel de la Junta Administradora mencionada y la descripción del proceso que llevó a la escogencia de los funcionarios.
  • LICENCIA REMUNERADA DE ESTUDIOS: Se efectuarán de manera estricta, de acuerdo a los procedimientos dispuestos en la Resolución N. 1649 del 28 de marzo de 2016, de la Secretaría de Educación de Boyacá, allegando los documentos que menciona la misma.
  • LICENCIA POR LUTO: Oficio en donde se explica quien fallece, registro civil de defunción y para demostrar parentesco (grado segundo de consaguinidad, primero de afinidad y segundo civil), registro civil de nacimiento, registro civil de nacimiento de madre o padre y otros que demuestren el parentesco.
  • SOLICITUD DE NOMBRAMIENTO PARA CUBRIR UNA INCAPACIDAD O LICENCIA DE MATERNIDAD: Se debe anexar la copia del certificado expedido por Colombiana de Salud o EPS respectiva, para cubrir dicha situación y con el perfil requerido.
  • LEY MARIA O LICENCIA DE PATERNIDAD: Registro civil de nacimiento o nacido vivo, oficio en donde se explica el suceso.
  • VACACIONES: Oficio donde se describe el nombre del funcionario, cédula, cargo, código y grado, periodo laborado, el tiempo a tomar, con las firmas del solicitante y del señor rector o jefe inmediato, avalando las vacaciones de los funcionarios. Si se trata de varios funcionarios, puede utilizar un cuadro, que resuma la información de todos, antes mencionada.
  • REVOCATORIAS: Oficio donde se explica la no aceptación del cargo o situación administrativa, debe estar firmado en original.

IMPORTANTE

Los trámites inherentes a  situaciones relacionadas con el desarrollo académico, entre otros, con cargas laborales de los docentes, especialidades de los planteles, necesidades de docentes o la existencia de cargos con insuficiencia académica, conflictos que afectan la convivencia al interior del plantel, cumplimiento de la jornada laboral, deben ser enviados al área Misional de la Secretaría de Educación de Boyacá, según el caso (Cobertura Educativa, Calidad Educativa, Inspección y Vigilancia), instancias que orientarán sobre el particular.

PROCEDIMIENTO DE RADICACION

El proceso de radicación de estas Certificaciones no implica de ninguna manera la presencia del Rector para adelantarla en la Secretaría de Educación en la ciudad de Tunja, por esta razón el procedimiento indicado de manera inicial corresponde a la utilización de la página WEB de la Secretaría de Educación directamente desde las Instituciones Educativas.

Sin embargo, se mencionan los procedimientos previstos para radicación de información:

PROCEDIMIENTO RADICACION VIA WEB.

Es el procedimiento inicialmente indicado;  cuando se trate de radicación vía Web se debe realizar un radicado por cada una de las novedades en los formatos establecidos para tal fin a través de la cuenta oficial asignada a cada Institución Educativa.

Cada archivo que se adjunte debe venir identificado correctamente asignándole el nombre de la novedad que corresponda.

PROCEDIMIENTO RADICACION POR VENTANILLA.

Cuando se trate de la entrega de estas certificaciones se deberá informar mediante oficio las razones y el destino de las mismas a la oficina de “GESTIÓN DE PERSONAL”.

Finalmente se reitera que de no cumplir con los procedimientos descritos, cada Directivo Docente se hará responsable de las implicaciones administrativas y legales que conlleve su no realización.

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