Circular No. 063 del 28 de Mayo de 2018 – Obligatoriedad de la Rendición de Cuentas
Tunja, 28 de mayo 2018
Para: Rectores(as) de las Instituciones Educativas Oficiales de los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Secretario de Educación de Boyacá.
Asunto: Obligatoriedad de la Rendición de Cuentas en las 254 Instituciones Oficiales de los 120 municipios no certificados del departamento de boyacá.
Para dar cumplimiento a las directrices dadas por el Ministerio de Educación Nacional, referidas al desarrollo del proceso de rendición de cuentas de las instituciones educativas de los 120 municipios no certificados del departamento de Boyacá, es necesario tener en cuenta los siguiente lineamientos:
- CONCEPTO DE RENDICION DE CUENTAS
La rendición de cuentas es el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. (Articulo 48 Ley 1757 de julio de 2015)
- MARCO LEGAL
- Constitución Política de Colombia artículos 2 y 103
- Ley 715 de 2001 artículo 90
- DAFP (2014). Manual Único de Rendición de Cuentas.
- Ley 1474 de 2012. Estatuto Anticorrupción
- Directiva Ministerial No. 26 de 21 de noviembre de 2011
- Ley 1757 de 2015. Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.
- DAFP (2016). ABC de la Ley 1757 de 2015. Estatuto de participación democrática en Colombia.
- DAFP (2015 y 2016). Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. (2015 y 2016)
- CRITERIOS PARA LA RENDICION DE CUENTAS
- Es un proceso permanente que requiere de planeación, implementación, seguimiento y retroalimentación. Por ello es mucho más que la realización de audiencias públicas e informes de gestión.
- Informar de manera clara y entendible a los actores (familias, estudiantes, organizaciones sociales, Secretaría de Educación, etc.) sobre los diferentes acciones y decisiones adelantadas en ejercicio de la gestión (directiva, académica, administrativa, financiera y de la comunidad).
- Es un proceso que mediante el diálogo interviene toda la comunidad educativa, construyendo propuestas y aportando soluciones.
- Debe generar efectos para el mejoramiento en la gestión del establecimiento educativo, mediante la formulación de un plan (Plan de Mejoramiento Institucional), como resultado de las acciones de información y diálogo.
- RESPONSABLES DEL PROCESO DE RENDICION DE CUENTAS
Para que se desarrollen todos los elementos de información, diálogo y efectos para el mejoramiento, todos los actores del establecimiento educativo (directivos docentes, docentes, administrativos, gobierno escolar, entre otros), deben trabajar en equipo y bajo el liderazgo del Rector, Consejo Directivo, Consejo Académico y Comité de Convivencia, en la planeación, ejecución y seguimiento del proceso de rendición de cuentas.
- AUDIENCIA DE RENDICION DE CUENTAS
Las audiencias públicas participativas, son un mecanismo de rendición de cuentas, así mismo son un acto público convocado y organizado por las entidades de la administración para evaluar la gestión realizada y sus resultados con la intervención de ciudadanos y organizaciones sociales (art 55 Ley 1757 de 2015).
Acciones del Rector y Consejo Directivo:
- Elaborar carta de invitación.
- Definir con el Consejo Directivo quienes se encargarán de las labores de moderador y de relatoría.
- Revisar y aprobar informes y materiales divulgados en la audiencia pública.
- Aprobar metodología de participación y diálogo.
- Velar por el cumplimiento del orden del día
- Liderar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por los actores.
Desarrollo de la Audiencia de rendición de cuentas:
- Registro de asistencia
- Bienvenida: a cargo del moderador.
- Explicación de la metodología de diálogo: El moderador presenta de forma sencilla el orden del día y el procedimiento y tiempos para el momento de diálogo.
- Exposición del rector: En forma sintética e integral debe presentar un balance por componente del derecho a la educación de los estudiantes en el establecimiento educativo.
- Descanso
- Momento de Diálogo: Los participantes expresan sus opiniones sobre la gestión, según la metodología participativa seleccionada, promoviendo la expresión y escucha de opiniones. Se sugiere un tiempo promedio entre 60 y 90 minutos.
- Cierre temático de la audiencia: El moderador con el apoyo del rector debe cerrar la audiencia identificando las principales conclusiones de la evaluación realizada sobre la garantía de derechos de la educación en el establecimiento y las posibles acciones de mejora de su gestión para avanzar en su cumplimiento.
- Evaluación de la audiencia: Diligenciado por los asistentes.
- Cierre de la audiencia a cargo del moderador.
- Acta final de audiencia (Relator): Resumen de lo expuesto, incluyendo comentarios y sugerencias recibidas de los asistentes. Una vez sea aprobada por el Consejo Directivo, debe ser divulgada.
- INFORME DE GESTION
El informe de gestión es un documento periódico que contiene el grado de avance de cada una de las metas, fines, objetivos y actividades planificadas por la institución educativa en su plan de acción, así mismo contiene el grado de ejecución presupuestal logrado hasta el momento de elaboración del documento (DAFP, 2014). Los aspectos que debe contener el informe de gestión son:
- Diagnóstico: Diagnóstico de la prestación del servicio educativo, en los aspectos de Gestión directiva, académica, administrativa y financiera y de la comunidad, mencionado en la Guía No. 34 de Mejoramiento Institucional.
- Avance de los programas y proyectos: Describir el estado de avance e impacto de los programas y proyectos impulsados por el establecimiento educativo en el cumplimiento de los derechos a la educación de los estudiantes.
- Obstáculos o limitaciones: Describir obstáculos o limitaciones que impiden el cumplimiento de los derechos a la educación de los estudiantes.
- Convivencia escolar: Balance de las situaciones que afectaron la convivencia escolar. Acciones desarrolladas para la prevención y mitigación de la violencia escolar y el embarazo en la adolescencia de los estudiantes.
- Avance del Plan de Mejoramiento Institucional
- Resultados de la autoevaluación institucional (PEI, plan de mejoramiento, POA, pruebas SABER, ISCE, promoción, retención, deserción, entre otros).
- Revisión del cumplimiento de los objetivos y metas del plan de mejoramiento
- Evaluación del plan de mejoramiento
- Comunicación de los resultados de la evaluación del plan de mejoramiento
- Estado de avance en el trabajo de grado de los docentes beneficiados en el Programa Becas para la Excelencia Docente.
- Recursos financieros
- Informe de ejecución de recursos financieros (ingresos, gastos y cierre)
- Adiciones y reducciones al presupuesto vigente y traslados presupuestales que afecten el mismo
- Estados financieros
- Utilización de los recursos para garantizar el cumplimiento de los derechos a la educación de los estudiantes, en relación con el PMI y el Plan Anual de Inversión.
- Seguimiento a la contratación.
- Objeto contractual.
- Valor del (de los) contratos (s). Obligaciones contractuales ·
- Estado de avance en el cumplimiento de las obligaciones contractuales desarrollada por el (los) contratista (s).
- Seguimiento y vigilancia para la correcta ejecución y liquidación de los contratos.
- Otros recursos: Corresponde al manejo de recursos humanos y tecnológicos necesarios para la prestación del servicio educativo.
- Situaciones no previstas: Descripción de las acciones no previstas que ocurrieron durante la vigencia y que afectaron la prestación del servicio educativo, sus consecuencias y las acciones correctivas o preventivas realizadas para reducir su impacto en la prestación del servicio educativo.
- Oportunidades de mejora: Relacionar aspectos de la gestión directiva, académica, administrativa y financiera y de la comunidad que al ser objeto de mejoría garantizaría el cumplimiento de los derechos de los estudiantes.
- Riesgos a la prestación del servicio educativo: Relación y descripción de los eventos que pueden tener incidencia en el establecimiento educativo. Es importante determinar la probabilidad de ocurrencia (raro, improbable, posible, probable, casi seguro), impacto (insignificante, menor, moderado, mayor, catastrófico) e impacto legal (multas, demandas, investigación disciplinaria, investigación fiscal, intervención-sanción).
- FECHAS PARA LA PRESENTACION DE LOS INFORMES DE GESTIÓN ANTE LA COMUNIDAD EDUCATIVA:
- Primer semestre: En la última semana del primer periodo semestral académico, de acuerdo con la resolución de calendario escolar del respectivo año lectivo.
- Segundo Semestre: En la última semana del segundo periodo semestral académico, de acuerdo con la resolución de calendario escolar del respectivo año lectivo.
- ENTREGA DEL DOCUMENTO DE INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS Y ACTA DE LA AUDIENCIA PUBLICA A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN.
El Líder de la Unidad Educativa Provincial, consolidará la información en el formato preestablecido y lo remite a la Subdirección de Inspección y Vigilancia.
Plazo para entrega del Informe correspondiente al primer semestre: Hasta la primera semana del segundo periodo semestral académico.
Plazo para entrega del Informe correspondiente al segundo semestre: Hasta la primera semana del inicio de labores del calendario escolar del año siguiente.
