Circular No. 107 del 28 de Septiembre de 2018 – Orientaciones para acompañamiento y asistencia técnica a las I.E. que prestaron el servicio educativo durante la vigencia 2016 y 2017 del programa “palabras mayores”
Tunja, 28 de septiembre de 2018
Para: Directivos Docentes Rectores (as) Directivos de Núcleo Educativo de UEP de las instituciones educativas de los municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Secretario de Educación de Boyacá.
Asunto: Orientaciones para acompañamiento y asistencia técnica a las I.E. que prestaron el servicio educativo durante la vigencia 2016 y 2017 del programa de educación de jóvenes en extra edad y adultos “palabras mayores”.
De conformidad con lo establecido por el Ministerio de Educación Nacional en el Decreto 3011 de 1997 (compilado en el Decreto 1075 de 2015) así como en la Resolución 7797 de 2015, y de manera particular, en lo concerniente a las funciones de los directivos docentes y personal administrativo de las Instituciones Educativas; la Secretaría de Educación de Boyacá, a través de la oficina del Programa de Educación de Jóvenes en Extraedad y Adultos “PALABRAS MAYORES”, visitará las Instituciones Educativas con el fin de dar cumplimiento al artículo 26 de la Resolución 7797 de 2015, la cual tiene como objetivo verificar los procesos de matrícula y registro de los estudiantes.
Así pues, en dicha resolución se establece de manera específica lo siguiente:
CAPÍTULO II – DE LOS RESPONSABLES Y SUS COMPETENCIAS GENERALES EN EL MARCO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA EDUCATIVA,
Artículo 6. Competencias de los rectores y directores de los establecimientos educativos estatales. Los rectores y directores de los establecimientos educativos estatales estarán a cargo de:
- Ejecutar las etapas establecidas para el desarrollo del proceso de Gestión de la Cobertura Educativa.
- Garantizar a calidad y veracidad de información en el SIMAT Y SIMPADE.
- Hacer seguimiento y control parmente al registro de la información SIMAT Y SIMPADE.
- Registrar la aprobación y reprobación de los estudiantes.
- Garantizar la continuidad de los estudiantes antiguos para la siguiente vigencia.
- Realizar la matrícula de los alumnos nuevos asignados.
- Actualizar la información personal del alumno con base a los documentos entregados por el estudiante, en el SIMAT.
Artículo 7. Competencias del personal administrativo responsable de registrar la información en el SIMAT y SIMPADE. El personal administrativo de los establecimientos educativos estatales encargados de cargar la información en el SIMAT y en el SIMPADE, deberá registrar a través del usuario que le sea asignado, las solicitudes de traslados, la matrícula de alumnos activos (antiguos) y nuevos, y las novedades de matrícula. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al rector o quien haga sus veces en la materia.
Artículo 23. Responsabilidades de los rectores o directores de los establecimientos educativos estatales en la etapa de la matrícula. Los rectores o directores de los establecimientos educativos estatales tendrán las siguientes responsabilidades en el desarrollo de la etapa de matrícula:
- Renovar la matrícula de alumnos activos
- Realizar a matrícula de alumnos nuevos
- Registrar en el SIMAT cada matrícula.
De igual forma, reiteramos lo enunciado en la circular informativa N° 062 del 17 de mayo de 2016 en el numeral 8:
Se reitera, por tercera vez, en la vigencia 2016, que los documentos para la legalización de matrícula son los relacionados a continuación, los cuales deben reposar en la Institución Educativa en la carpeta de cada estudiante de educación de adultos; documentación que es indispensable para realizar la Matrícula y el posterior Registro en el SIMAT a fin de soportar dicho proceso, que es responsabilidad intransferible de la Institución Educativa:
Debe contener:
- Fotocopia Documento de Identidad vigente
- Copia Carné de Salud o certificado de afiliación (FOSYGA) […]
- Folio de Matrícula diligenciado con firma del estudiante y firma del rector
- Certificados de años anteriores o Prueba base […] (Cuando no es posible tener el certificado de año anterior, de acuerdo con el artículo 36 del decreto 3011 de 1997)
- En caso de ser población especial: Certificado de personería […] o de la autoridad competente.
Teniendo en cuenta la normatividad enunciada, se les recuerda que los procesos correspondientes a matrícula y registro en SIMAT es responsabilidad intransferible de los (as) rectores(as) y personal administrativo, por tanto, es necesario que los soportes de matrícula de los estudiantes del programa se encuentren en la institución educativa y debidamente organizados.
De otra parte, en la mencionada resolución en el artículo 28, establece lo siguiente:
Artículo 28. Responsabilidades de los rectores o directores establecimientos educativos estatales en la etapa de auditoría de la ETC. Los rectores y directores tendrán las siguientes responsabilidades para el desarrollo de la etapa de auditoría de la ETC:
- Proveer toda la información requerida por la ETC para la ejecución del proceso de auditoría.
- Establecer con la ETC el plan de mejoramiento que sea necesario.
- Actualizar la información en el SIMAT, cuando sea necesario.
- Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto por la ETC, como resultado de la auditoría.
De acuerdo con lo anterior, se requiere que los establecimientos educativos, los rectores, directivos y administrativos, den cumplimiento estricto a la normatividad vigente en el marco de sus competencias, toda vez que por ser una normativa de carácter general y de obligatorio cumplimiento, no se genera excepciones por vía interpretativa, sino que las mismas deben estar previstas de manera expresa en la norma, de lo contrario, si el proceso y acciones de cada parte no se cumple a cabalidad, puede desencadenar actuaciones de las respectivas entidades de control para lo de su competencia.
Por último, se requiere que las carpetas de los estudiantes del programa, así como las novedades de matrícula, se encuentren en un espacio específico con las condiciones necesarias para su revisión.
Los líderes e integrantes de las Unidades Educativas Provinciales (UEP), realizarán una preauditoria y rendirán el informe correspondiente al coordinador de las unidades educativas provinciales sobre este particular.
