Comunicado – Proceso de presupuesto inicial para 2021
Tunja, 11 de noviembre de 2020
Para: Directivos docentes rectores (as) y funcionarios administrativos de apoyo, de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados del departamento de Boyacá.
De: Gestión Financiera.
Asunto: Proceso de presupuesto inicial para 2021.
Continuando con la armonización de procesos adelantados por las Instituciones Educativas en el área financiera, nos permitimos comunicar que a partir del día 13 de noviembre de 2020, estará disponible el módulo de presupuesto inicial, en la plataforma ADFI, con el fin de que se dé el proceso de presupuesto 2021; les recordamos que dicho módulo permitirá generar a través de una herramienta el borrador del acuerdo de presupuesto que será presentado al consejo directivo para su discusión y posterior aprobación, en caso de cambios por parte del consejo directivo se podrá editar el inicialmente presentado y volver a generar uno nuevo para aprobación, posteriormente se deberá dar una aprobación por parte del ordenador del gasto (Rector – Rectora), la cual es necesaria para que el presupuesto digitado por parte del auxiliar administrativo y aprobado mediante acuerdo por los miembros del consejo directivo, quede automáticamente cargado en la plataforma, cabe aclarar y enfatizar que sin dicha autorización el presupuesto no se cargará y la Institución no podrá iniciar movimientos para la vigencia 2021; una vez aprobado y firmado se cargará el documento físico que quedó firmado.
Podrán evidenciar que no existen cambios significativos en el proceso, ni en el módulo como tal, el proceso es igual al que realizaron en la vigencia anterior, por lo que se les sugiere recordar las claves de los ordenadores del gasto para no retrasar el proceso, al igual que estar pendientes de las fechas en que estará la plataforma abierta para realizar el mismo.
Teniendo en cuenta el proceso realizado en la vigencia anterior y según los errores presentados en dicho cargue, a continuación, les indicamos algunos de estos para que se tengan en cuenta y no se cometan:
- El formato inicial que se descarga de la plataforma viene con la marca “Borrador”, por tanto este no puede ser firmado por los miembros del consejo directivo, ni tampoco cargado como definitivo.
- Es necesario que se genere el aprobado desde el usuario de rectora o rector, no es posible de realizar desde el usuario del auxiliar administrativo.
- Deben incluirse obligatoriamente las disposiciones generales, las cuales son la tercera parte del acuerdo según normatividad vigente, estas contienen las reglas o políticas de uso de cada uno de los rubros programados.
- Al momento de diligenciar el formato no incluir espacios al inicio del documento ni en ninguno de los apartes del mismo, debido a que ya viene prediseñado para presentación de espacios y esto altera la presentación del documento.
- El número del acuerdo y la fecha que se diligencia en el encabezado del acuerdo, debe ser coherente con el acta de aprobación por parte del Consejo Directivo.
- El documento que se cargue definitivo con firmas, debe corresponder a la totalidad del acuerdo que se genere desde la plataforma, sin eliminar hojas que alteren el consecutivo de las mismas.
- No es posible cargar un modelo distinto de acuerdo inicial de presupuesto al que expide la plataforma y solo debe subirse el acuerdo que corresponde a la Institución Educativa de la cual se esta realizando el proceso, no es posible cargar acuerdo de otra Institución con un usuario distinto.
Para la Secretaría de Educación de Boyacá no existirá ningún otro documento oficial para seguimiento de presupuesto durante la vigencia distinto al cargado a través de la plataforma ADFI, por tanto, cuando se cumpla el proceso de manera correcta y según lo indicado, no será necesario radicar el acuerdo a través del SAC, ni enviar por correo electrónico.
El plazo máximo para llevar a cabo el proceso completo será hasta el día 11 de diciembre de 2020, posterior a esta fecha se cerrará la plataforma para este proceso y no podrán adelantar proceso de ejecución de recursos en la vigencia 2021.
A continuación, se adjunta el link del video que les explica de manera detallada el proceso de cargue y aprobación de presupuesto inicial, en caso de existir algún tipo de inconveniente que no explique el video, será atendido mediante incidencia radicada a la mesa de ayuda de la plataforma, a los correos institucionales les llegará el video de la capacitación completa de plataforma, el cual también incluye la explicación del cargue de presupuesto inicial.
https://www.youtube.com/watch?v=xqRzU11Qrn0
